KI-Telefonassistent: Kein Anruf geht mehr verloren
Dienstag, 11 Uhr. Sie stehen auf der Leiter. Das Handy klingelt zum dritten Mal.
Stefan Haab, aktualisiert am 24. Oktober 2026. Aus 56 Gesprächen mit 29 Betrieben.
- Heute
- Es klingelt ins Leere. Abends rufen Sie zurück, wenn Sie noch wissen, wer es war.
- Mit Toni
- Toni nimmt ab, fragt nach und legt eine Notiz mit Frist an.
- Sie tun
- Vorbereitet zurückrufen. 6 Minuten am Tag.
Im Bild: Jedes Telefonat landet mit Notiz und Aufgabe am Kontakt.
Toni nimmt ab. Sie rufen vorbereitet zurück.
- 1Anruf, während Sie arbeitenKunde, wartetEs klingelt ins Leere.
- 2Abends zurückrufenSie, 20 Min.Wer war das nochmal?
- 3Notiz auf einen ZettelSie, 10 Min.Der Zettel liegt morgen im Auto.
- 4Zusagen merkenSie, 18 Min.Drei versprochen, zwei vergessen.
Toni geht ran, wenn Sie nicht können
1. Toni nimmt ab
Mit Ihrem Firmennamen. Nur, wenn Sie nicht rangehen.
2. Toni fragt das Nötige
Wer ruft an? Worum geht es? Wie dringend ist es?
3. Notiz und Aufgabe
Beides hängt am Kontakt. Mit Frist für den Rückruf.
4. Sie rufen vorbereitet zurück
Sie wissen schon, worum es geht. Der Kunde merkt das.
Das gewinnen Sie jeden Monat zurück
Das sind 14 Stunden im Monat. Also 1.260 € Ihrer Zeit. Und kein Anruf landet mehr im Leeren.
Rechnung: (48 − 6 Minuten) × Arbeitstage ÷ 60 × Stundenwert. Die Minuten stammen aus dem Vergleich oben.
So setzen Sie es um
Schritt für Schritt. Mit der Zeit, die jeder Schritt kostet.
- 1Aufschreiben, was Toni sagen darf1 bis 2 Std.Begrüßung, Öffnungszeiten, die zehn häufigsten Fragen. Und was Toni nie zusagt.Tipp: Hören Sie sich einen Tag lang selbst zu. Notieren Sie jede Frage, die zweimal kommt.
- 2Rückrufzeiten festlegen10 Min.Wann rufen Sie zurück? Das sagt Toni dem Anrufer.
- 3Weiterleitung einrichten30 Min.Gehen Sie nicht ran, landet der Anruf bei Toni. Ihre Nummer bleibt.
- 4Selbst anrufen und testen20 Min.Dreimal, mit drei verschiedenen Anliegen.Tipp: Fragen Sie auch etwas, das Toni nicht wissen darf. Er soll höflich auf Sie verweisen.
- 5Eine Woche mitlesen10 Min. am TagLesen Sie jede Notiz. Fehlt etwas, ergänzen Sie Schritt 1.
- 6Ab jetzt vorbereitet zurückrufen6 Min. am TagNotiz lesen, anrufen, abhaken.
Jedes Telefonat landet mit Notiz und Aufgabe beim Kandidaten.
Eine Arztpraxis verpasst über 1.200 Anrufe im Monat. Aus 56 Gesprächen mit 29 Betrieben.
Wann das nicht passt
- Notdienst: Da muss sofort ein Mensch ran.
- Bei Ihnen geht immer jemand ans Telefon.
- Sie bekommen nur wenige Anrufe im Monat.
Dann sagen wir Ihnen das im Unternehmergespräch.
Selbst machen, zusammen machen oder machen lassen
Ehrlich gerechnet: Selbst machen ist kein Nachmittag.
Alle drei Wege enden beim gleichen Ablauf. Der Unterschied ist Ihre Zeit bis dahin. Wie Sie KI insgesamt einführen: fünf Schritte.
Zusammen machen
Wir bauen es gemeinsam. In wenigen Terminen.
Passt, wenn Sie es verstehen wollen, aber wenig Zeit haben.
- Termine mit uns, je 90 Minuten
- Toni fertig eingerichtet, mit Ihren Daten
- Die Kurse zum Nachschlagen
Balken am Beispiel Angebot schreiben. Schraffiert heißt: kann länger dauern.
- Unternehmergespräch: kostenlos, von Unternehmer zu Unternehmer
- Umsteigen jederzeit
- Passt es nicht, sagen wir es Ihnen
So läuft es mit uns
Zusammen machen: zwei Termine, dann können Sie es selbst. Machen lassen: ein Gespräch, den Rest machen wir.
Sie kennen Ihren Betrieb und Ihre Kunden. Wir kennen die Technik. Zusammen steht der Ablauf nach zwei Terminen. Selbst machen geht auch. Planen Sie dafür aber Wochen ein, keinen Nachmittag.
Toni soll anrufen30 Minuten, kostenlosHäufige Fragen
Merken die Anrufer, dass es eine KI ist?
Ja. Toni sagt es gleich zu Beginn. Ehrlich ist besser als ein Anrufbeantworter.
Was, wenn es dringend ist?
Toni fragt, wie dringend es ist. Ist es eilig, ruft er Sie an oder schickt eine Nachricht auf die Uhr.
Behalte ich meine Nummer?
Ja. Toni springt nur ein, wenn Sie nicht rangehen.
Ist der KI-Telefonassistent ein KI-Agent?
Ja. Er erledigt den ganzen Ablauf: abnehmen, nachfragen, Notiz und Rückruf anlegen. Mehr dazu: KI-Agenten für Unternehmen.
Gibt es das auch in meiner Nähe?
Eingerichtet wird aus der Ferne, deutschlandweit. Vor Ort treffen Sie uns in Düsseldorf: KI-Beratung in NRW.
Welcher Weg passt zu mir?
Du willst es können und hast Abende frei: der kostenlose Kurs. Du willst es verstehen, hast aber wenig Zeit: zusammen machen. Es soll einfach laufen: machen lassen.
Kann ich später umsteigen?
Ja. Fehlen dir im Kurs die Abende, machen wir zusammen weiter. Was du für Kurse gezahlt hast, rechne ich an.
Das Unternehmergespräch
Von Unternehmer zu Unternehmer. Mit Stefan Haab und David Odenthal, am Telefon oder per Video. Kostenlos.
- Wir sprechen von Unternehmer zu Unternehmer, aus meiner eigenen Praxis.
- Du erzählst, wie dein Betrieb läuft. Vorbereiten musst du nichts.
- Ich sage dir klar, was bei dir funktioniert und was nicht.
- Und welcher Weg passt: selbst, zusammen oder machen lassen.
- Wir nehmen uns Zeit dafür, bis Klarheit da ist.
Über uns
Wir machen das zu zweit. Die Abläufe auf dieser Seite laufen bei Smart Gardens, Baker’s Kitchen und Bridgers. So läuft unsere KI-Beratung ab.
Stefan Haab
Abläufe und KI im BetriebIch habe mit Bäckern, Gärtnern, Vermittlern und Reinigungsfirmen am Tisch gesessen. Ich nehme auf, wie dein Betrieb läuft. Daraus baue ich die Abläufe.
- Software und Marketing
- 20 Jahre
- Betriebe befragt
- 29
Mein Buch: „Rosinen rauspicken“
Offenlegung: Wir bieten Kurse und die Umsetzung mit Toni an und verdienen daran. Die Anleitung auf dieser Seite funktioniert auch ohne uns.
Quellen und Methode
- Gesprächsauswertung Stefan Haab: 56 Gespräche mit 29 Betrieben (1 bis 20 Mitarbeitende), ausgewertet im Oktober 2026.
- Minuten je Tag: Beispielrechnung aus den Gesprächen, je Betrieb verschieden.
Stand: 24. Oktober 2026. Wir prüfen die Seite, sobald sich am Ablauf etwas ändert.
Was danach kommt
- Anfragen schnell beantworten (folgt)
- Termine online buchen lassen (folgt)
- Notizen nach dem Termin