Rechnung schreiben: am Tag der Abnahme statt am Wochenende
Sonntag, 16 Uhr. Sechs Rechnungen liegen noch. Das Geld fehlt im Monat.
Stefan Haab, aktualisiert am 24. Oktober 2026. Aus 56 Gesprächen mit 29 Betrieben.
- Heute
- Am Wochenende alles aus dem Angebot abtippen. Offene Posten einmal im Monat.
- Mit Toni
- Toni macht die Rechnung aus dem Angebot. Als E-Rechnung, mit Zahllink.
- Sie tun
- Freigeben. 2 Minuten je Rechnung.
Im Bild: Abgenommen heißt bei Toni: Die Rechnung ist fertig.
Abgenommen. Freigegeben. Bezahlt.
- 1Rechnung am WochenendeSie, 30 Min.Alles aus dem Angebot abtippen.
- 2VersendenSie, 5 Min.PDF, Mail, Betreff.
- 3Offene Posten prüfenSie, 20 Min.Einmal im Monat, mit Fehlern.
Die Rechnung kommt aus dem Angebot
1. Toni nimmt das Angebot
Positionen, Preise, Anschrift. Sie tippen nichts neu.
2. Rechnung am Tag der Abnahme
Als E-Rechnung. Auf Wunsch mit Zahllink.
3. Sie geben frei
Ein Tipp. Dann geht sie raus.
4. Toni fragt: Darf ich erinnern?
Bleibt das Geld aus, kommt die Erinnerung. Erst nach Ihrem Okay.
Das gewinnen Sie jeden Monat zurück
Das sind 5,5 Stunden im Monat. Also 495 € Ihrer Zeit. Und die Rechnung geht am Tag der Abnahme raus.
Rechnung: (35 − 2 Minuten) × Rechnungen ÷ 60 × Stundenwert. Die Minuten stammen aus dem Vergleich oben.
So setzen Sie es um
Schritt für Schritt. Mit der Zeit, die jeder Schritt kostet.
- 1Firmendaten vollständig machen30 Min.Steuernummer, Bankverbindung, Rechnungsnummern. Fehlt etwas, hält Toni die Rechnung an.
- 2E-Rechnung einschalten10 Min.Für Firmenkunden wird sie Pflicht. Toni erzeugt sie gleich mit.
- 3Ihre Regel für Erinnerungen15 Min.Nach wie vielen Tagen? Wer wird nie erinnert? Toni fragt trotzdem jedes Mal.Tipp: Stammkunden mit gutem Draht rufen Sie lieber selbst an.
- 4Erste Rechnung aus einem Angebot5 Min.Angebot öffnen, „abgenommen“ tippen. Prüfen, freigeben.
- 5Ab jetzt am Tag der Abnahme2 Min. je RechnungEin Tipp auf Freigeben.
Wann das nicht passt
- Sie rechnen nach Stunden auf Zuruf ab.
- Ihr Steuerbüro schreibt die Rechnungen.
- Sie stellen nur ein paar Rechnungen im Jahr.
Dann sagen wir Ihnen das im Unternehmergespräch.
Selbst machen, zusammen machen oder machen lassen
Ehrlich gerechnet: Selbst machen ist kein Nachmittag.
Alle drei Wege enden beim gleichen Ablauf. Der Unterschied ist Ihre Zeit bis dahin. Wie Sie KI insgesamt einführen: fünf Schritte.
Zusammen machen
Wir bauen es gemeinsam. In wenigen Terminen.
Passt, wenn Sie es verstehen wollen, aber wenig Zeit haben.
- Termine mit uns, je 90 Minuten
- Toni fertig eingerichtet, mit Ihren Daten
- Die Kurse zum Nachschlagen
Balken am Beispiel Angebot schreiben. Schraffiert heißt: kann länger dauern.
- Unternehmergespräch: kostenlos, von Unternehmer zu Unternehmer
- Umsteigen jederzeit
- Passt es nicht, sagen wir es Ihnen
So läuft es mit uns
Zusammen machen: zwei Termine, dann können Sie es selbst. Machen lassen: ein Gespräch, den Rest machen wir.
Sie kennen Ihren Betrieb und Ihre Kunden. Wir kennen die Technik. Zusammen steht der Ablauf nach zwei Terminen. Selbst machen geht auch. Planen Sie dafür aber Wochen ein, keinen Nachmittag.
Toni soll anrufen30 Minuten, kostenlosHäufige Fragen
Ist das eine echte E-Rechnung?
Ja. Toni erzeugt sie im vorgeschriebenen Format. Dazu ein PDF für den Kunden.
Mahnt Toni ohne mich?
Nein. Toni legt die Erinnerung an und fragt Sie. Erst nach Ihrem Okay geht sie raus.
Was macht mein Steuerbüro?
Das Gleiche wie heute. Es bekommt alle Rechnungen als Export, zum Beispiel für DATEV.
Gilt die E-Rechnung auch für kleine Betriebe?
Für Rechnungen an Firmenkunden wird sie Schritt für Schritt Pflicht. Was die Einführung im Betrieb sonst noch braucht: KI im Unternehmen einführen.
Welcher Weg passt zu mir?
Du willst es können und hast Abende frei: der kostenlose Kurs. Du willst es verstehen, hast aber wenig Zeit: zusammen machen. Es soll einfach laufen: machen lassen.
Kann ich später umsteigen?
Ja. Fehlen dir im Kurs die Abende, machen wir zusammen weiter. Was du für Kurse gezahlt hast, rechne ich an.
Das Unternehmergespräch
Von Unternehmer zu Unternehmer. Mit Stefan Haab und David Odenthal, am Telefon oder per Video. Kostenlos.
- Wir sprechen von Unternehmer zu Unternehmer, aus meiner eigenen Praxis.
- Du erzählst, wie dein Betrieb läuft. Vorbereiten musst du nichts.
- Ich sage dir klar, was bei dir funktioniert und was nicht.
- Und welcher Weg passt: selbst, zusammen oder machen lassen.
- Wir nehmen uns Zeit dafür, bis Klarheit da ist.
Über uns
Wir machen das zu zweit. Die Abläufe auf dieser Seite laufen bei Smart Gardens, Baker’s Kitchen und Bridgers. So läuft unsere KI-Beratung ab.
Stefan Haab
Abläufe und KI im BetriebIch habe mit Bäckern, Gärtnern, Vermittlern und Reinigungsfirmen am Tisch gesessen. Ich nehme auf, wie dein Betrieb läuft. Daraus baue ich die Abläufe.
- Software und Marketing
- 20 Jahre
- Betriebe befragt
- 29
Mein Buch: „Rosinen rauspicken“
Offenlegung: Wir bieten Kurse und die Umsetzung mit Toni an und verdienen daran. Die Anleitung auf dieser Seite funktioniert auch ohne uns.
Quellen und Methode
- Gesprächsauswertung Stefan Haab: 56 Gespräche mit 29 Betrieben (1 bis 20 Mitarbeitende), ausgewertet im Oktober 2026.
- Minuten je Rechnung: Beispielrechnung aus den Gesprächen, je Betrieb verschieden.
Stand: 24. Oktober 2026. Wir prüfen die Seite, sobald sich am Ablauf etwas ändert.
Was danach kommt
- Zahlungserinnerung und Mahnung (folgt)
- Belege digitalisieren (folgt)
- Unterlagen für den Steuerberater (folgt)