Belege digitalisieren: Foto machen, KI liest, du gibst frei
Freitag, 17 Uhr. Im Auto liegen elf Tankbelege und ein zerknitterter Baumarktbon. Der Steuerberater will bis Montag alles.
Stefan Haab, aktualisiert am 24. Oktober 2026. Aus 56 Gesprächen mit 29 Betrieben.
- Heute
- Belege sammeln, sortieren, abtippen. Am Monatsende fehlt immer einer.
- Mit Toni
- Du fotografierst den Beleg. Rex liest ihn aus und schlägt Kategorie und Steuer vor.
- Du tust
- Foto machen, Vorschlag prüfen. 20 Sekunden je Beleg.
Im Bild: Toni auf dem Handy. Dort fotografierst du den Beleg direkt am Ort.
Foto statt Schuhkarton
- 1Belege sammelnDu, 30 Min.Auto, Jackentasche, Schublade.
- 2Sortieren und ordnenDu, 40 Min.Nach Monat, nach Art.
- 3Abtippen oder abheftenDu, 70 Min.Lieferant, Datum, Betrag, Steuer.
- 4Fehlende Belege suchenDu, 20 Min.Wo war die Tankrechnung vom 12.?
Rex liest, du gibst frei
1. Du lieferst den Beleg
Als Foto, als Upload oder als Mail an ein eigenes Beleg-Postfach.
2. Rex liest ihn aus
Lieferant, Datum, Betrag und Steuer. Auch bei schiefen Fotos.
3. Rex prüft auf Dubletten
Gleicher Lieferant, gleicher Betrag, gleiches Datum. Er warnt dich.
4. Du gibst frei
Nichts wird verbucht, bevor du es bestätigst.
Das gewinnst du jeden Monat zurück
Das sind 2,2 Stunden im Monat. Also 195 € deiner Zeit. Und am Monatsende fehlt keiner mehr.
Rechnung: (4 − 0.75 Minuten) × Belege ÷ 60 × Stundenwert. Die Minuten stammen aus dem Vergleich oben.
So setzt du es um
Schritt für Schritt. Mit der Zeit, die jeder Schritt kostet.
- 1Kategorien klären30 Min.Frag deinen Steuerberater, welche Kategorien er sehen will.Tipp: Bring zwei, drei typische Belege mit.
- 2Beleg-Postfach einrichten20 Min.Eine eigene Adresse, an die du Rechnungen weiterleitest.
- 3Fünf Belege fotografieren10 Min.Leg sie auf den Tisch. Einmal schräg, einmal bei schlechtem Licht.Tipp: So siehst du, was die KI gut kann und was nicht.
- 4Vorschläge prüfen10 Min.Stimmen Lieferant, Betrag und Steuer? Wenn nicht, korrigiere.
- 5Zwei Wochen mitlesen5 Min. am TagPrüfe jeden Vorschlag, bis du ihm vertraust.
- 6Ab jetzt: Foto, Tipp, fertig20 Sek. je BelegAm Monatsende ist alles da.
Wann das nicht passt
- Du bekommst fast keine Belege.
- Du willst gar nichts prüfen. Eine KI liest Belege gut, aber nicht fehlerfrei.
- Dein Steuerberater verlangt Papier im Original.
Dann sagen wir dir das im Unternehmergespräch.
Selbst machen, zusammen machen oder machen lassen
Ehrlich gerechnet: Selbst machen ist kein Nachmittag.
Alle drei Wege enden beim gleichen Ablauf. Der Unterschied ist deine Zeit bis dahin. Wie du KI insgesamt einführst: fünf Schritte.
Zusammen machen
Du baust selbst. Jeden Freitag bauen wir im Call mit dir weiter.
Passt, wenn du es verstehen willst, aber wenig Zeit hast.
- Jeden Freitag 45 Minuten Call, höchstens fünf Teilnehmer
- Toni im Betrieb, 25 € KI-Guthaben im Monat inklusive
- Den Kurs „KI im Unternehmen“ zwischen den Calls
Balken am Beispiel Angebot schreiben. Schraffiert heißt: kann länger dauern.
- Unternehmergespräch: kostenlos, von Unternehmer zu Unternehmer
- Umsteigen jederzeit
- Passt es nicht, sagen wir es dir
So läuft es mit uns
Begleitet: Du baust, jeden Freitag bauen wir im Call mit dir weiter. Machen lassen: ein Gespräch, den Rest machen wir.
Du kennst deinen Betrieb und deine Kunden. Wir kennen die Technik. Mit uns im Freitags-Call steht der Ablauf in wenigen Wochen. Ganz allein geht es auch. Plane dafür aber Wochen ein, keinen Nachmittag.
Toni soll anrufen30 Minuten, kostenlosHäufige Fragen
Wie gut liest die KI Belege?
Gut bei klaren Fotos. Bei Thermopapier oder Knicken kann sie sich irren. Deshalb gibst du jeden Beleg frei.
Muss ich das Original aufheben?
Das hängt von deinem Fall ab. Frag deinen Steuerberater. Wir geben keine Steuerberatung.
Geht auch eine Mail mit Anhang?
Ja. Rechnungen per Mail liest die Plattform aus einem eigenen Postfach.
Ist Rex ein KI-Agent?
Der Kern läuft bereits: Foto lesen, Dublette prüfen, Freigabe. Dass er aktiv fehlende Belege sucht und nachfragt, bauen wir dir dazu. Mehr dazu: KI-Agenten für Unternehmen.
Werden meine Belege sicher gelesen?
Belege werden nur gelesen, wenn du es auslöst. Ist für deine Firma die Datenschleuse eingeschaltet, gehen keine Belegbilder an die KI. Was für dich passt, klären wir mit dir.
Welcher Weg passt zu mir?
Es soll einfach laufen: Wir bauen für dich, 590 € im Monat. Du willst selbst bauen: Toni und der Freitags-Call, 249 € im Monat. Erst einmal sehen, was geht: der Workshop oder der kostenlose Kurs.
Kann ich später umsteigen?
Ja, jeden Monat. Fehlt dir die Zeit zum Selberbauen, bauen wir weiter. Den Workshop rechnen wir an.
Das Unternehmergespräch
Von Unternehmer zu Unternehmer. Mit Stefan Haab und David Odenthal, am Telefon oder per Video. Kostenlos.
- Wir sprechen von Unternehmer zu Unternehmer, aus meiner eigenen Praxis.
- Du erzählst, wie dein Betrieb läuft. Vorbereiten musst du nichts.
- Ich sage dir klar, was bei dir funktioniert und was nicht.
- Und ob wir für dich bauen oder du selbst baust und wir dich begleiten.
- Wir nehmen uns Zeit dafür, bis Klarheit da ist.
Über uns
Wir machen das zu zweit. Die Abläufe auf dieser Seite laufen bei Smart Gardens, Baker’s Kitchen und Bridgers. So läuft unsere KI-Beratung ab.
Stefan Haab
Baut die KI in deinem BetriebStefan nimmt auf, wie dein Betrieb läuft, und baut daraus deine Abläufe. Er hat Toni entwickelt und setzt ihn in der eigenen Firma ein.
- Software und Marketing
- 20 Jahre
- Betriebe befragt
- 29
Mein Buch: „Rosinen rauspicken“
David Odenthal
Achtet darauf, dass es Umsatz bringtDavid kommt aus dem Verkauf im Netz. Mit konversion.digital hat er über 390 Unternehmen begleitet. Er schaut mit darauf, dass deine KI-Mitarbeiter dort ansetzen, wo Umsatz entsteht.
- Conversion-Optimierung
- 20+ Jahre
- Unternehmen begleitet
- 390+
Sein Buch: „Das Conversion Compendium“
Offenlegung: Wir bieten Kurse und die Umsetzung mit Toni an und verdienen daran. Die Anleitung auf dieser Seite funktioniert auch ohne uns.
Quellen und Methode
- Funktionsumfang: Eingangsbelege mit Vision-Auslesen, Postfach-Abruf und Freigabe in der Plattform, Stand November 2026.
- Minuten: Beispielrechnung, je Betrieb verschieden.
- Das Auslesen ersetzt keine Prüfung durch dich oder den Steuerberater.
Stand: 24. Oktober 2026. Wir prüfen die Seite, sobald sich am Ablauf etwas ändert.