Zahlungserinnerung schreiben: Dagobert bereitet vor, du schickst ab
Donnerstag, 20 Uhr. Du schaust in die Liste. Drei Rechnungen sind seit sechs Wochen offen. Du wolltest längst anrufen.
Stefan Haab, aktualisiert am 24. Oktober 2026. Aus 56 Gesprächen mit 29 Betrieben.
- Heute
- Offene Rechnungen suchen. Überlegen, ob du schon mahnen darfst. Text schreiben. Dann doch nicht abschicken.
- Mit Toni
- Dagobert legt zur richtigen Zeit einen Entwurf an, mit Frist und Gebühr.
- Du tust
- Entwurf lesen und abschicken. 5 Minuten die Woche.
Im Bild: Was ansteht, liegt als Aufgabe bereit. Auch der Mahnentwurf.
Dagobert bereitet vor. Du schickst ab.
- 1Offene Rechnungen suchenDu, 20 Min.Liste durchgehen, Fälligkeit prüfen.
- 2Text und Frist schreibenDu, 25 Min.Freundlich, aber bestimmt. Jedes Mal neu.
- 3Gebühr und Betrag rechnenDu, 10 Min.Was steht schon offen? Was kommt dazu?
- 4NachhaltenDu, 15 Min.Hat er gezahlt? Schon wieder nachsehen.
- 5Kunde zahlt oder auch nichtKunde, wartetOhne Erinnerung passiert oft nichts.
Dagobert schlägt vor, du entscheidest
1. Dagobert prüft die Fälligkeit
Nach den Tagen, die du festlegst. Zum Beispiel 7, 14 und 30 Tage nach Fälligkeit.
2. Dagobert legt einen Entwurf an
Nur einen Entwurf. Er schickt nie von selbst.
3. Du siehst alles auf einen Blick
Rechnung, Betrag, Gebühr und neue Frist. Du änderst oder verwirfst.
4. Du schickst mit einem Klick
Mail mit Mahnung und Rechnung als PDF. Auf Wunsch mit Zahllink.
5. Dagobert räumt auf
Bezahlt der Kunde, verschwindet der Entwurf. Die nächste Stufe kommt erst, wenn du die vorige geschickt hast.
Das gewinnst du jeden Monat zurück
Das sind 1 Stunden im Monat. Also 90 € deiner Zeit. Und kein Kunde bleibt mehr aus Versehen unerinnert.
Rechnung: (12 − 2 Minuten) × Mahnungen ÷ 60 × Stundenwert. Die Minuten stammen aus dem Vergleich oben.
So setzt du es um
Schritt für Schritt. Mit der Zeit, die jeder Schritt kostet.
- 1Mahnstufen festlegen20 Min.Nach wie vielen Tagen kommt Stufe 1, 2 und 3? Mit welcher Gebühr?Tipp: Starte mit 7, 14 und 30 Tagen. Anpassen kannst du jederzeit.
- 2Mailtext prüfen20 Min.Lies die drei Vorlagen und mach sie zu deinen.Tipp: Stufe 1 darf freundlich klingen. Ab Stufe 2 klar und kurz.
- 3Zahllink einrichten15 Min.Wenn du Stripe hast, steht in der Mail ein Link zum Bezahlen.
- 4Erste Entwürfe ansehen10 Min.Schau dir die ersten Vorschläge an. Verwirf, was nicht passt.
- 5Wöchentlich abarbeiten5 Min. die WocheEntwürfe lesen, abschicken, fertig.
Wann das nicht passt
- Deine Rechnungen schreibst du in einem anderen Programm und willst dabei bleiben.
- Du willst Mahnungen vollautomatisch ohne Blick versenden. Das tun wir bewusst nicht.
- Du hast nur ein, zwei offene Rechnungen im Jahr.
Dann sagen wir dir das im Unternehmergespräch.
Selbst machen, zusammen machen oder machen lassen
Ehrlich gerechnet: Selbst machen ist kein Nachmittag.
Alle drei Wege enden beim gleichen Ablauf. Der Unterschied ist deine Zeit bis dahin. Wie du KI insgesamt einführst: fünf Schritte.
Zusammen machen
Du baust selbst. Jeden Freitag bauen wir im Call mit dir weiter.
Passt, wenn du es verstehen willst, aber wenig Zeit hast.
- Jeden Freitag 45 Minuten Call, höchstens fünf Teilnehmer
- Toni im Betrieb, 25 € KI-Guthaben im Monat inklusive
- Den Kurs „KI im Unternehmen“ zwischen den Calls
Balken am Beispiel Angebot schreiben. Schraffiert heißt: kann länger dauern.
- Unternehmergespräch: kostenlos, von Unternehmer zu Unternehmer
- Umsteigen jederzeit
- Passt es nicht, sagen wir es dir
So läuft es mit uns
Begleitet: Du baust, jeden Freitag bauen wir im Call mit dir weiter. Machen lassen: ein Gespräch, den Rest machen wir.
Du kennst deinen Betrieb und deine Kunden. Wir kennen die Technik. Mit uns im Freitags-Call steht der Ablauf in wenigen Wochen. Ganz allein geht es auch. Plane dafür aber Wochen ein, keinen Nachmittag.
Toni soll anrufen30 Minuten, kostenlosHäufige Fragen
Wann darf ich mahnen?
Mahnen darfst du, wenn die Rechnung fällig ist. Wie viele Tage du wartest, legst du selbst fest. Lass bei Unsicherheit deinen Steuerberater oder Anwalt auf die Fristen sehen.
Schickt Dagobert Mahnungen allein?
Nein. Er legt nur Entwürfe an. Abgeschickt wird erst, wenn du klickst.
Was kostet der Kunde eine Mahnung?
Das legst du pro Stufe fest. Eine Gebühr von 0 Euro ist möglich.
Ist Dagobert ein KI-Agent?
Ja. Er übernimmt das Prüfen und Vorbereiten. Mehr dazu: KI-Agenten für Unternehmen.
Geht das auch ohne deine Rechnungsfunktion?
Dann bauen wir dir einen Agenten, der deine Rechnungsliste liest. Das ist dann eine Einrichtung, kein Knopf.
Welcher Weg passt zu mir?
Es soll einfach laufen: Wir bauen für dich, 590 € im Monat. Du willst selbst bauen: Toni und der Freitags-Call, 249 € im Monat. Erst einmal sehen, was geht: der Workshop oder der kostenlose Kurs.
Kann ich später umsteigen?
Ja, jeden Monat. Fehlt dir die Zeit zum Selberbauen, bauen wir weiter. Den Workshop rechnen wir an.
Das Unternehmergespräch
Von Unternehmer zu Unternehmer. Mit Stefan Haab und David Odenthal, am Telefon oder per Video. Kostenlos.
- Wir sprechen von Unternehmer zu Unternehmer, aus meiner eigenen Praxis.
- Du erzählst, wie dein Betrieb läuft. Vorbereiten musst du nichts.
- Ich sage dir klar, was bei dir funktioniert und was nicht.
- Und ob wir für dich bauen oder du selbst baust und wir dich begleiten.
- Wir nehmen uns Zeit dafür, bis Klarheit da ist.
Über uns
Wir machen das zu zweit. Die Abläufe auf dieser Seite laufen bei Smart Gardens, Baker’s Kitchen und Bridgers. So läuft unsere KI-Beratung ab.
Stefan Haab
Baut die KI in deinem BetriebStefan nimmt auf, wie dein Betrieb läuft, und baut daraus deine Abläufe. Er hat Toni entwickelt und setzt ihn in der eigenen Firma ein.
- Software und Marketing
- 20 Jahre
- Betriebe befragt
- 29
Mein Buch: „Rosinen rauspicken“
David Odenthal
Achtet darauf, dass es Umsatz bringtDavid kommt aus dem Verkauf im Netz. Mit konversion.digital hat er über 390 Unternehmen begleitet. Er schaut mit darauf, dass deine KI-Mitarbeiter dort ansetzen, wo Umsatz entsteht.
- Conversion-Optimierung
- 20+ Jahre
- Unternehmen begleitet
- 390+
Sein Buch: „Das Conversion Compendium“
Offenlegung: Wir bieten Kurse und die Umsetzung mit Toni an und verdienen daran. Die Anleitung auf dieser Seite funktioniert auch ohne uns.
Quellen und Methode
- Funktionsumfang: Mahnwesen der Plattform mit Stufen, Entwürfen und Versand per Klick, Stand November 2026.
- Minuten je Mahnung: Beispielrechnung, je Betrieb verschieden.
- Keine Rechtsberatung. Fristen und Gebühren prüfst du für deinen Fall.
Stand: 24. Oktober 2026. Wir prüfen die Seite, sobald sich am Ablauf etwas ändert.