Online Terminbuchung: Der Kunde sucht sich seine Zeit
Montag, 7 Uhr. Fünf Mails im Postfach. Alle wollen „irgendwann diese Woche“.
Stefan Haab, aktualisiert am 24. Oktober 2026. Aus 56 Gesprächen mit 29 Betrieben.
- Heute
- Hin und her per Mail oder Telefon. „Donnerstag?“ „Nein, da nicht.“ „Freitag?“
- Mit Toni
- Der Kunde sieht deine freien Zeiten und bucht. Der Kalender ist eingetragen.
- Du tust
- Termin wahrnehmen. 2 Minuten für Ausnahmen.
Im Bild: Toni zeigt dir den Tag und die gebuchten Termine auf dem Handy.
Der Kunde bucht. Du kommst nur noch hin.
- 1Terminwunsch per Mail oder AnrufKunde, wartet„Wann hast du mal Zeit?“
- 2Kalender prüfen, Vorschlag schickenDu, 5 Min.Drei Termine nennen.
- 3Auf Antwort warten, nachhakenDu, 6 Min.Oft kommt keine. Dann von vorn.
- 4Eintragen und bestätigenDu, 4 Min.Kalender, Mail, vielleicht der Zettel.
Dein Kalender wird zur Buchungsseite
1. Du legst deine Zeiten fest
Welche Tage, welche Uhrzeiten, wie lange ein Termin dauert.
2. Die Plattform kennt deine Termine
Ist ein Kalender verbunden (Google, Microsoft oder ICS), sind belegte Zeiten für Kunden gesperrt.
3. Der Kunde bucht selbst
Er wählt eine freie Zeit und bekommt eine Bestätigung per Mail.
4. Dein KI-Mitarbeiter am Telefon bietet Termine an
Ruft jemand an, kann Toni freie Zeiten nennen und eintragen. Ohne deine Freigabe sagt er nichts anderes zu.
Das gewinnst du jeden Monat zurück
Das sind 4,3 Stunden im Monat. Also 390 € deiner Zeit. Und kein Termin fällt mehr aus, weil niemand mehr geantwortet hat.
Rechnung: (15 − 2 Minuten) × Termine ÷ 60 × Stundenwert. Die Minuten stammen aus dem Vergleich oben.
So setzt du es um
Schritt für Schritt. Mit der Zeit, die jeder Schritt kostet.
- 1Kalender aufräumen1 Std.Alles, was nicht mehr stimmt, raus. Feste Blocker rein, zum Beispiel Mittagspause.Tipp: Sperre dir Zeit für Buchhaltung und Fahrten. Sonst bucht dir ein Kunde den ganzen Freitag.
- 2Termintage und Dauer festlegen20 Min.Welche Tage? Wie lange dauert ein Termin? Wie viel Pause dazwischen?
- 3Kalender verbinden20 Min.Google, Microsoft oder ICS. Belegte Zeiten sind dann für Kunden zu.
- 4Bestätigung und Erinnerung schreiben20 Min.Zwei kurze Texte in deinem Ton.
- 5Selbst einen Termin buchen15 Min.Prüfe, ob er im Kalender landet und ob die Mail ankommt.
- 6Den Link verteilen10 Min.In die E-Mail-Signatur, auf die Website, in jede Antwort.
Wann das nicht passt
- Dein Kalender ist komplett unberechenbar. Dann klappt auch keine Buchung.
- Jeder Termin muss erst von dir geprüft werden.
- Du hast drei Termine im Monat.
Dann sagen wir dir das im Unternehmergespräch.
Selbst machen, zusammen machen oder machen lassen
Ehrlich gerechnet: Selbst machen ist kein Nachmittag.
Alle drei Wege enden beim gleichen Ablauf. Der Unterschied ist deine Zeit bis dahin. Wie du KI insgesamt einführst: fünf Schritte.
Zusammen machen
Du baust selbst. Jeden Freitag bauen wir im Call mit dir weiter.
Passt, wenn du es verstehen willst, aber wenig Zeit hast.
- Jeden Freitag 45 Minuten Call, höchstens fünf Teilnehmer
- Toni im Betrieb, 25 € KI-Guthaben im Monat inklusive
- Den Kurs „KI im Unternehmen“ zwischen den Calls
Balken am Beispiel Angebot schreiben. Schraffiert heißt: kann länger dauern.
- Unternehmergespräch: kostenlos, von Unternehmer zu Unternehmer
- Umsteigen jederzeit
- Passt es nicht, sagen wir es dir
So läuft es mit uns
Begleitet: Du baust, jeden Freitag bauen wir im Call mit dir weiter. Machen lassen: ein Gespräch, den Rest machen wir.
Du kennst deinen Betrieb und deine Kunden. Wir kennen die Technik. Mit uns im Freitags-Call steht der Ablauf in wenigen Wochen. Ganz allein geht es auch. Plane dafür aber Wochen ein, keinen Nachmittag.
Toni soll anrufen30 Minuten, kostenlosHäufige Fragen
Brauche ich dafür ein eigenes Buchungsprogramm?
Nein. Die Plattform bringt die Buchung mit. Wichtig ist nur, dass dein Kalender verbunden ist.
Was, wenn ein Kunde absagen will?
Er antwortet auf die Bestätigung. Das siehst du am Kontakt. Eine Selbstumbuchung durch den Kunden gibt es noch nicht, das bauen wir dir als KI-Agenten.
Gibt es Erinnerungen?
Ja, am Vortag per Mail. Wie das bei einem Termin-Paket aussieht, siehst du im Kurs Neukundengewinnung mit KI.
Kann ein Mensch statt der KI Termine nachtelefonieren?
Ja. Für Fälle, bei denen das Telefon mehr bringt als eine Buchungsseite, siehst du im Kontakt, wer noch keinen Termin hat.
Wie fange ich am besten an?
Mit einer einzigen Terminart, zum Beispiel dem Erstgespräch. Alles andere kommt später. Den Gesamtweg zeigen die fünf Schritte.
Welcher Weg passt zu mir?
Es soll einfach laufen: Wir bauen für dich, 590 € im Monat. Du willst selbst bauen: Toni und der Freitags-Call, 249 € im Monat. Erst einmal sehen, was geht: der Workshop oder der kostenlose Kurs.
Kann ich später umsteigen?
Ja, jeden Monat. Fehlt dir die Zeit zum Selberbauen, bauen wir weiter. Den Workshop rechnen wir an.
Das Unternehmergespräch
Von Unternehmer zu Unternehmer. Mit Stefan Haab und David Odenthal, am Telefon oder per Video. Kostenlos.
- Wir sprechen von Unternehmer zu Unternehmer, aus meiner eigenen Praxis.
- Du erzählst, wie dein Betrieb läuft. Vorbereiten musst du nichts.
- Ich sage dir klar, was bei dir funktioniert und was nicht.
- Und ob wir für dich bauen oder du selbst baust und wir dich begleiten.
- Wir nehmen uns Zeit dafür, bis Klarheit da ist.
Über uns
Wir machen das zu zweit. Die Abläufe auf dieser Seite laufen bei Smart Gardens, Baker’s Kitchen und Bridgers. So läuft unsere KI-Beratung ab.
Stefan Haab
Baut die KI in deinem BetriebStefan nimmt auf, wie dein Betrieb läuft, und baut daraus deine Abläufe. Er hat Toni entwickelt und setzt ihn in der eigenen Firma ein.
- Software und Marketing
- 20 Jahre
- Betriebe befragt
- 29
Mein Buch: „Rosinen rauspicken“
David Odenthal
Achtet darauf, dass es Umsatz bringtDavid kommt aus dem Verkauf im Netz. Mit konversion.digital hat er über 390 Unternehmen begleitet. Er schaut mit darauf, dass deine KI-Mitarbeiter dort ansetzen, wo Umsatz entsteht.
- Conversion-Optimierung
- 20+ Jahre
- Unternehmen begleitet
- 390+
Sein Buch: „Das Conversion Compendium“
Offenlegung: Wir bieten Kurse und die Umsetzung mit Toni an und verdienen daran. Die Anleitung auf dieser Seite funktioniert auch ohne uns.
Quellen und Methode
- Gesprächsauswertung Stefan Haab: 56 Gespräche mit 29 Betrieben (1 bis 20 Mitarbeitende), ausgewertet im Oktober 2026.
- Minuten je Termin: Beispielrechnung, je Betrieb verschieden.
- Freie Zeiten, Kalenderabgleich und Erinnerungen: so läuft es in unserer Plattform. Umbuchen durch den Kunden fehlt noch.
Stand: 24. Oktober 2026. Wir prüfen die Seite, sobald sich am Ablauf etwas ändert.