Einarbeitungsplan mit KI: Neue Mitarbeiter fragen nicht mehr dich
Montag, 8 Uhr. Der Neue steht im Betrieb. Du hast einen Kunden auf Leitung und keine Zeit, ihm irgendetwas zu erklären.
Stefan Haab, aktualisiert am 24. Oktober 2026. Aus 56 Gesprächen mit 29 Betrieben.
- Heute
- Er schaut zu, fragt dich alles und lernt, was gerade anfällt.
- Mit Toni
- Er bekommt einen Plan und einen Kurs. Fragen beantwortet der KI-Mitarbeiter aus deinem Wissen.
- Du tust
- Zweimal die Woche ein Gespräch. 20 Minuten.
Im Bild: Toni auf dem Handy. Der neue Mitarbeiter fragt ihn, wenn du nicht da bist.
Der Plan führt. Toni antwortet. Du sprichst mit ihm.
- 1Zeigen und erklärenDu, 240 Min.Dasselbe, wie bei den letzten drei.
- 2Fragen beantwortenDu, 90 Min.Zwischen Tür und Angel.
- 3NachhaltenDu, 30 Min.Was hat er schon gesehen? Was fehlt?
Merlin weiß es, Toni erklärt es
1. Dein Wissen wird aufgeschrieben
Du erzählst, der KI-Mitarbeiter schreibt mit. Abläufe, Regeln, Besonderheiten.
2. Der Plan entsteht
Woche 1: Betrieb kennenlernen. Woche 2: erste Aufgaben. Und so weiter.
3. Der Neue lernt im Kurs
Kurze Lektionen und Übungen. Er geht sie in seinem Tempo durch.
4. Der Neue fragt Toni
Toni antwortet aus deinen Unterlagen und nennt die Quelle. Weiß er es nicht, sagt er es.
Das gewinnst du jeden Monat zurück
Das sind 8 Stunden im Monat. Also 720 € deiner Zeit. Und der Nächste lernt aus dem, was der Letzte schon gefragt hat.
Rechnung: (360 − 120 Minuten) × Neue ÷ 60 × Stundenwert. Die Minuten stammen aus dem Vergleich oben.
So setzt du es um
Schritt für Schritt. Mit der Zeit, die jeder Schritt kostet.
- 1Erzählen, wie ein guter Tag aussieht1 bis 2 Std.Von Arbeitsbeginn bis Feierabend. Was darf er, was darf er nicht?Tipp: Nimm dich dabei auf. Aufschreiben kostet das Dreifache.
- 2Unterlagen hochladen30 Min.Checklisten, Anleitungen, Preislisten, Telefonlisten.
- 3Plan für vier Wochen festlegen1 Std.Was soll er nach Woche 1, 2, 4 können?
- 4Kurs und Toni einrichten1 bis 2 Std.Der Neue bekommt Zugang zu Kurs und App.
- 5Ersten Mitarbeiter begleiten20 Min.Zweimal die Woche ein kurzes Gespräch. Was hakt?Tipp: Jede Frage, die er stellt, ist eine Lücke im Plan. Schließe sie.
Wann das nicht passt
- Du stellst nur alle paar Jahre jemanden ein.
- Die Arbeit ist fast nur Handarbeit, die man nur vor Ort lernt. Der Plan ersetzt keine Anleitung am Gerät.
- Du hast keine Zeit, einmal dein Wissen zu erzählen.
Dann sagen wir dir das im Unternehmergespräch.
Selbst machen, zusammen machen oder machen lassen
Ehrlich gerechnet: Selbst machen ist kein Nachmittag.
Alle drei Wege enden beim gleichen Ablauf. Der Unterschied ist deine Zeit bis dahin. Wie du KI insgesamt einführst: fünf Schritte.
Zusammen machen
Du baust selbst. Jeden Freitag bauen wir im Call mit dir weiter.
Passt, wenn du es verstehen willst, aber wenig Zeit hast.
- Jeden Freitag 45 Minuten Call, höchstens fünf Teilnehmer
- Toni im Betrieb, 25 € KI-Guthaben im Monat inklusive
- Den Kurs „KI im Unternehmen“ zwischen den Calls
Balken am Beispiel Angebot schreiben. Schraffiert heißt: kann länger dauern.
- Unternehmergespräch: kostenlos, von Unternehmer zu Unternehmer
- Umsteigen jederzeit
- Passt es nicht, sagen wir es dir
So läuft es mit uns
Begleitet: Du baust, jeden Freitag bauen wir im Call mit dir weiter. Machen lassen: ein Gespräch, den Rest machen wir.
Du kennst deinen Betrieb und deine Kunden. Wir kennen die Technik. Mit uns im Freitags-Call steht der Ablauf in wenigen Wochen. Ganz allein geht es auch. Plane dafür aber Wochen ein, keinen Nachmittag.
Toni soll anrufen30 Minuten, kostenlosHäufige Fragen
Gibt es einen Kurs für Mitarbeiter?
Ja. Der Kurs „Toni im Alltag“ zeigt Mitarbeitern, wie sie Toni im Arbeitsalltag nutzen. Er ist Teil des Programms KI im Unternehmen einführen. Einen Einarbeitungsplan für dein Fach schreiben wir mit dir.
Kann Toni Fragen aus meinen Unterlagen beantworten?
Ja. Lade die Unterlagen hoch, Toni sucht darin und nennt die Fundstelle. Was nicht drinsteht, erfindet er nicht.
Was passiert mit Fehlern in den Unterlagen?
Toni gibt wieder, was drinsteht. Prüfe deshalb die Unterlagen einmal, bevor der Neue sie nutzt.
Ist das für einen Betrieb mit 3 Leuten sinnvoll?
Gerade dann. Bei dir erklärst du alles selbst. Du sparst vor allem Zeit, wenn der Zweite oder Dritte kommt.
Welcher Weg passt zu mir?
Es soll einfach laufen: Wir bauen für dich, 590 € im Monat. Du willst selbst bauen: Toni und der Freitags-Call, 249 € im Monat. Erst einmal sehen, was geht: der Workshop oder der kostenlose Kurs.
Kann ich später umsteigen?
Ja, jeden Monat. Fehlt dir die Zeit zum Selberbauen, bauen wir weiter. Den Workshop rechnen wir an.
Das Unternehmergespräch
Von Unternehmer zu Unternehmer. Mit Stefan Haab und David Odenthal, am Telefon oder per Video. Kostenlos.
- Wir sprechen von Unternehmer zu Unternehmer, aus meiner eigenen Praxis.
- Du erzählst, wie dein Betrieb läuft. Vorbereiten musst du nichts.
- Ich sage dir klar, was bei dir funktioniert und was nicht.
- Und ob wir für dich bauen oder du selbst baust und wir dich begleiten.
- Wir nehmen uns Zeit dafür, bis Klarheit da ist.
Über uns
Wir machen das zu zweit. Die Abläufe auf dieser Seite laufen bei Smart Gardens, Baker’s Kitchen und Bridgers. So läuft unsere KI-Beratung ab.
Stefan Haab
Baut die KI in deinem BetriebStefan nimmt auf, wie dein Betrieb läuft, und baut daraus deine Abläufe. Er hat Toni entwickelt und setzt ihn in der eigenen Firma ein.
- Software und Marketing
- 20 Jahre
- Betriebe befragt
- 29
Mein Buch: „Rosinen rauspicken“
David Odenthal
Achtet darauf, dass es Umsatz bringtDavid kommt aus dem Verkauf im Netz. Mit konversion.digital hat er über 390 Unternehmen begleitet. Er schaut mit darauf, dass deine KI-Mitarbeiter dort ansetzen, wo Umsatz entsteht.
- Conversion-Optimierung
- 20+ Jahre
- Unternehmen begleitet
- 390+
Sein Buch: „Das Conversion Compendium“
Offenlegung: Wir bieten Kurse und die Umsetzung mit Toni an und verdienen daran. Die Anleitung auf dieser Seite funktioniert auch ohne uns.
Quellen und Methode
- Gesprächsauswertung Stefan Haab: 56 Gespräche mit 29 Betrieben (1 bis 20 Mitarbeitende), ausgewertet im Oktober 2026.
- Minuten je Woche: Beispielrechnung, je Betrieb verschieden.
Stand: 24. Oktober 2026. Wir prüfen die Seite, sobald sich am Ablauf etwas ändert.