Kundenportal für deinen Betrieb: Der Kunde sieht selbst, wie weit es ist
Montag, 9 Uhr. Dritter Anruf diese Woche: „Wie weit seid ihr eigentlich?“ Du stehst auf der Baustelle.
Stefan Haab, aktualisiert am 24. Oktober 2026. Aus 56 Gesprächen mit 29 Betrieben.
- Heute
- Kunden rufen an, schreiben, fragen nach. Du antwortest zwischen Tür und Angel.
- Mit Toni
- Der Kunde loggt sich ein: Status, Termine, Fotos, Dokumente.
- Du tust
- Nichts extra. Der Agent trägt ein, was du ohnehin tust.
Im Bild: Das Kundenportal bei Smart Gardens. Projekt und Status auf einen Blick.
Der Kunde schaut nach. Du musst nicht antworten.
- 1Ruft an und fragt nach dem StandKunde, wartetMehrmals die Woche.
- 2Zwischen Terminen antwortenDu, 90 Min.Aus dem Kopf, ohne Unterlagen.
- 3Unterlagen nachschickenDu, 60 Min.Rechnung, Plan, Fotos, einzeln per Mail.
- 4Termine bestätigenDu, 30 Min.Per Telefon und WhatsApp.
Toni pflegt das Portal
1. Er legt für jeden Kunden ein Projekt an
Mit Namen, Adresse und Ansprechpartner.
2. Er hält den Stand aktuell
Aus deinen Notizen, Fotos und Aufträgen. Du gibst frei, was der Kunde sehen darf.
3. Er legt Dokumente ab
Angebot, Rechnung, Pläne, Protokolle.
4. Er antwortet auf Standardfragen
Wie weit? Wann kommt jemand? Alles andere geht an dich.
Das gewinnst du jeden Monat zurück
Das sind 5,3 Stunden im Monat. Also 480 € deiner Zeit. Und der Kunde fühlt sich gut informiert.
Rechnung: (45 − 5 Minuten) × Projekte ÷ 60 × Stundenwert. Die Minuten stammen aus dem Vergleich oben.
So setzt du es um
Schritt für Schritt. Mit der Zeit, die jeder Schritt kostet.
- 1Festlegen, was der Kunde sehen darf45 Min.Status, Termine, Fotos, Dokumente. Preise, interne Notizen und Kommentare nie.
- 2Phasen definieren1 Std.Von Anfrage bis Abnahme: Welche Stationen hat ein Projekt bei dir?
- 3Laufende Projekte anlegen1 bis 2 Std.Du lädst die Liste hoch. Der Agent legt Projekte und Kunden an.
- 4Dokumente zuordnen1 Std.Angebot, Rechnung und Pläne zu den Projekten.
- 5Mit einem Kunden testen30 Min.Wähle jemanden, der offen mit dir spricht. Was fragt er trotzdem?
- 6Alle Kunden einladen30 Min.Per Mail mit Link. Ab jetzt weniger Anrufe.
Wann das nicht passt
- Du bist als Einzelkämpfer ohne laufende Projekte.
- Deine Kunden sind alle Laufkundschaft, ohne Projekt.
- Du willst keine Transparenz über Zwischenstände.
Dann sagen wir dir das im Unternehmergespräch.
Selbst machen, zusammen machen oder machen lassen
Ehrlich gerechnet: Selbst machen ist kein Nachmittag.
Alle drei Wege enden beim gleichen Ablauf. Der Unterschied ist deine Zeit bis dahin. Wie du KI insgesamt einführst: fünf Schritte.
Zusammen machen
Du baust selbst. Jeden Freitag bauen wir im Call mit dir weiter.
Passt, wenn du es verstehen willst, aber wenig Zeit hast.
- Jeden Freitag 45 Minuten Call, höchstens fünf Teilnehmer
- Toni im Betrieb, 25 € KI-Guthaben im Monat inklusive
- Den Kurs „KI im Unternehmen“ zwischen den Calls
Balken am Beispiel Angebot schreiben. Schraffiert heißt: kann länger dauern.
- Unternehmergespräch: kostenlos, von Unternehmer zu Unternehmer
- Umsteigen jederzeit
- Passt es nicht, sagen wir es dir
So läuft es mit uns
Begleitet: Du baust, jeden Freitag bauen wir im Call mit dir weiter. Machen lassen: ein Gespräch, den Rest machen wir.
Du kennst deinen Betrieb und deine Kunden. Wir kennen die Technik. Mit uns im Freitags-Call steht der Ablauf in wenigen Wochen. Ganz allein geht es auch. Plane dafür aber Wochen ein, keinen Nachmittag.
Toni soll anrufen30 Minuten, kostenlosHäufige Fragen
Brauche ich dafür einen Entwickler?
Nein. Das Portal gibt es als Baustein in der Plattform. Wir richten es für deinen Betrieb ein, mit deinem Namen und deinen Farben.
Ist das nur für Handwerker?
Nein. Auch für Berater, Agenturen, Dienstleister, Praxen und alle mit Projekten über mehrere Tage oder Wochen.
Sehen Kunden nur ihre eigenen Daten?
Ja. Jeder Kunde sieht nur seine Projekte. Mitarbeiternamen, interne Kommentare und Kosten bleiben unsichtbar.
Gibt es das schon fertig?
Teilweise. Portale mit Status, Dokumenten und Rechnungen laufen in der Plattform, zum Beispiel für Smart Gardens. Den Agenten, der das Portal aus deinen Notizen und Fotos pflegt, bauen wir dir.
Ist das ein KI-Agent?
Ja. Er pflegt, informiert und antwortet. Mehr dazu: KI-Agenten für Unternehmen.
Welcher Weg passt zu mir?
Es soll einfach laufen: Wir bauen für dich, 590 € im Monat. Du willst selbst bauen: Toni und der Freitags-Call, 249 € im Monat. Erst einmal sehen, was geht: der Workshop oder der kostenlose Kurs.
Kann ich später umsteigen?
Ja, jeden Monat. Fehlt dir die Zeit zum Selberbauen, bauen wir weiter. Den Workshop rechnen wir an.
Das Unternehmergespräch
Von Unternehmer zu Unternehmer. Mit Stefan Haab und David Odenthal, am Telefon oder per Video. Kostenlos.
- Wir sprechen von Unternehmer zu Unternehmer, aus meiner eigenen Praxis.
- Du erzählst, wie dein Betrieb läuft. Vorbereiten musst du nichts.
- Ich sage dir klar, was bei dir funktioniert und was nicht.
- Und ob wir für dich bauen oder du selbst baust und wir dich begleiten.
- Wir nehmen uns Zeit dafür, bis Klarheit da ist.
Über uns
Wir machen das zu zweit. Die Abläufe auf dieser Seite laufen bei Smart Gardens, Baker’s Kitchen und Bridgers. So läuft unsere KI-Beratung ab.
Stefan Haab
Baut die KI in deinem BetriebStefan nimmt auf, wie dein Betrieb läuft, und baut daraus deine Abläufe. Er hat Toni entwickelt und setzt ihn in der eigenen Firma ein.
- Software und Marketing
- 20 Jahre
- Betriebe befragt
- 29
Mein Buch: „Rosinen rauspicken“
David Odenthal
Achtet darauf, dass es Umsatz bringtDavid kommt aus dem Verkauf im Netz. Mit konversion.digital hat er über 390 Unternehmen begleitet. Er schaut mit darauf, dass deine KI-Mitarbeiter dort ansetzen, wo Umsatz entsteht.
- Conversion-Optimierung
- 20+ Jahre
- Unternehmen begleitet
- 390+
Sein Buch: „Das Conversion Compendium“
Offenlegung: Wir bieten Kurse und die Umsetzung mit Toni an und verdienen daran. Die Anleitung auf dieser Seite funktioniert auch ohne uns.
Quellen und Methode
- Gesprächsauswertung Stefan Haab: 56 Gespräche mit 29 Betrieben (1 bis 20 Mitarbeitende), ausgewertet im Oktober 2026.
- Minuten: Beispielrechnung, je Betrieb verschieden.
Stand: 24. Oktober 2026. Wir prüfen die Seite, sobald sich am Ablauf etwas ändert.