Dienstplan erstellen mit KI: Wünsche sammeln, Plan vorschlagen
Freitag, 16 Uhr. Zwei wollen im August frei, einer ist krank, und der Plan für nächste Woche steht noch nicht.
Stefan Haab, aktualisiert am 24. Oktober 2026. Aus 56 Gesprächen mit 29 Betrieben.
- Heute
- Wünsche kommen per WhatsApp, Anruf und Zuruf. Du baust den Plan abends.
- Mit Toni
- Wünsche laufen an einer Stelle ein. Der KI-Mitarbeiter schlägt einen Plan vor, der dazu passt.
- Du tust
- Vorschlag prüfen und freigeben. 15 Minuten.
Im Bild: Toni Watch. Der Plan kommt dort an, wo der Mitarbeiter gerade ist.
Die Wünsche kommen an einer Stelle. Der Plan entsteht daraus.
- 1Wünsche zusammensuchenDu, 30 Min.WhatsApp, Zettel, Zuruf.
- 2Plan bauenDu, 60 Min.Wer kann wann? Wer hat Urlaub?
- 3Plan verteilenDu, 30 Min.Und Tausch-Nachfragen am Wochenende.
- 4Urlaubstage nachhaltenDu, 15 Min.Wer hat noch wie viele?
Der KI-Mitarbeiter plant, du entscheidest
1. Wünsche kommen an einer Stelle an
Urlaub, freie Tage, Tauschwünsche. Per Handy statt per Zuruf.
2. Der Vorschlag entsteht
Mit deinen Regeln: Mindestbesetzung, wer was darf, wer mit wem.
3. Konflikte stehen oben
Zwei wollen denselben Tag? Das siehst du zuerst.
4. Du gibst frei
Erst dann geht der Plan raus.
Das gewinnst du jeden Monat zurück
Das sind 7 Stunden im Monat. Also 630 € deiner Zeit. Und niemand fragt dich am Wochenende, ob er tauschen darf.
Rechnung: (135 − 30 Minuten) × Wochen ÷ 60 × Stundenwert. Die Minuten stammen aus dem Vergleich oben.
So setzt du es um
Schritt für Schritt. Mit der Zeit, die jeder Schritt kostet.
- 1Regeln aufschreiben1 bis 2 Std.Mindestbesetzung, Pausen, wer nicht mit wem, wer was kann.
- 2Mitarbeiter und Urlaubstage erfassen45 Min.Anspruch und Resturlaub je Person.
- 3Wünsche am Handy einsammeln1 Std.Eine Stelle, an die alle schreiben.Tipp: Sag deinen Leuten klar: Was nicht dort steht, zählt nicht.
- 4Probewoche planen1 Std.Vergleiche den Vorschlag mit deinem Plan.
- 5Ab jetzt wöchentlich15 Min.Vorschlag lesen, ändern, freigeben.
Wann das nicht passt
- Du hast Schichtbetrieb mit Tarifregeln und Zuschlägen. Dafür gibt es spezialisierte Software.
- Der Plan ändert sich ständig am selben Tag.
- Du hast zwei, drei Mitarbeiter und kennst den Plan im Kopf.
Dann sagen wir dir das im Unternehmergespräch.
Selbst machen, zusammen machen oder machen lassen
Ehrlich gerechnet: Selbst machen ist kein Nachmittag.
Alle drei Wege enden beim gleichen Ablauf. Der Unterschied ist deine Zeit bis dahin. Wie du KI insgesamt einführst: fünf Schritte.
Zusammen machen
Du baust selbst. Jeden Freitag bauen wir im Call mit dir weiter.
Passt, wenn du es verstehen willst, aber wenig Zeit hast.
- Jeden Freitag 45 Minuten Call, höchstens fünf Teilnehmer
- Toni im Betrieb, 25 € KI-Guthaben im Monat inklusive
- Den Kurs „KI im Unternehmen“ zwischen den Calls
Balken am Beispiel Angebot schreiben. Schraffiert heißt: kann länger dauern.
- Unternehmergespräch: kostenlos, von Unternehmer zu Unternehmer
- Umsteigen jederzeit
- Passt es nicht, sagen wir es dir
So läuft es mit uns
Begleitet: Du baust, jeden Freitag bauen wir im Call mit dir weiter. Machen lassen: ein Gespräch, den Rest machen wir.
Du kennst deinen Betrieb und deine Kunden. Wir kennen die Technik. Mit uns im Freitags-Call steht der Ablauf in wenigen Wochen. Ganz allein geht es auch. Plane dafür aber Wochen ein, keinen Nachmittag.
Toni soll anrufen30 Minuten, kostenlosHäufige Fragen
Gibt es das schon fertig?
Nein. Kalender, Abwesenheiten und Termine gibt es in der Plattform, aber keinen fertigen Dienstplan. Wir bauen ihn dir als KI-Agenten auf diesen Bausteinen.
Ersetzt das eine Dienstplan-App?
Nicht, wenn du Schichtzuschläge und Tarifregeln brauchst. Für kleine Betriebe mit einfachen Regeln reicht ein KI-Mitarbeiter, der Wünsche sammelt und einen Vorschlag macht.
Wer entscheidet bei Konflikten?
Du. Der KI-Mitarbeiter zeigt sie zuerst, er löst sie nicht allein.
Wie geht es mit Mitarbeitern, die kein Smartphone nutzen?
Dann bleibt ein Weg per Anruf oder Zuruf. Du trägst es ein, der Plan bleibt an einer Stelle.
Welcher Weg passt zu mir?
Es soll einfach laufen: Wir bauen für dich, 590 € im Monat. Du willst selbst bauen: Toni und der Freitags-Call, 249 € im Monat. Erst einmal sehen, was geht: der Workshop oder der kostenlose Kurs.
Kann ich später umsteigen?
Ja, jeden Monat. Fehlt dir die Zeit zum Selberbauen, bauen wir weiter. Den Workshop rechnen wir an.
Das Unternehmergespräch
Von Unternehmer zu Unternehmer. Mit Stefan Haab und David Odenthal, am Telefon oder per Video. Kostenlos.
- Wir sprechen von Unternehmer zu Unternehmer, aus meiner eigenen Praxis.
- Du erzählst, wie dein Betrieb läuft. Vorbereiten musst du nichts.
- Ich sage dir klar, was bei dir funktioniert und was nicht.
- Und ob wir für dich bauen oder du selbst baust und wir dich begleiten.
- Wir nehmen uns Zeit dafür, bis Klarheit da ist.
Über uns
Wir machen das zu zweit. Die Abläufe auf dieser Seite laufen bei Smart Gardens, Baker’s Kitchen und Bridgers. So läuft unsere KI-Beratung ab.
Stefan Haab
Baut die KI in deinem BetriebStefan nimmt auf, wie dein Betrieb läuft, und baut daraus deine Abläufe. Er hat Toni entwickelt und setzt ihn in der eigenen Firma ein.
- Software und Marketing
- 20 Jahre
- Betriebe befragt
- 29
Mein Buch: „Rosinen rauspicken“
David Odenthal
Achtet darauf, dass es Umsatz bringtDavid kommt aus dem Verkauf im Netz. Mit konversion.digital hat er über 390 Unternehmen begleitet. Er schaut mit darauf, dass deine KI-Mitarbeiter dort ansetzen, wo Umsatz entsteht.
- Conversion-Optimierung
- 20+ Jahre
- Unternehmen begleitet
- 390+
Sein Buch: „Das Conversion Compendium“
Offenlegung: Wir bieten Kurse und die Umsetzung mit Toni an und verdienen daran. Die Anleitung auf dieser Seite funktioniert auch ohne uns.
Quellen und Methode
- Gesprächsauswertung Stefan Haab: 56 Gespräche mit 29 Betrieben (1 bis 20 Mitarbeitende), ausgewertet im Oktober 2026.
- Minuten je Woche: Beispielrechnung, je Betrieb verschieden.
Stand: 24. Oktober 2026. Wir prüfen die Seite, sobald sich am Ablauf etwas ändert.