Textbausteine mit KI: Vorlagen in deinem Ton
Donnerstag, 16 Uhr. Wieder dieselbe Antwort: Öffnungszeiten, Anfahrt, Ablauf. Du suchst die letzte Mail zum Kopieren.
Stefan Haab, aktualisiert am 24. Oktober 2026. Aus 56 Gesprächen mit 29 Betrieben.
- Heute
- Alte Mail suchen, kopieren, Namen ändern. Und einmal den falschen Namen übersehen.
- Mit Toni
- Vorlagen mit Platzhaltern liegen bereit. Der KI-Mitarbeiter füllt sie für den Fall aus.
- Du tust
- Kurz lesen, absenden. 2 Minuten.
Im Bild: Toni am Rechner. Vorlagen und Texte liegen dort, wo du sie brauchst.
Die Vorlage liegt bereit. Du liest und sendest.
- 1Alte Mail suchenDu, 5 Min.Im Postfach, im Ordner, im Kopf.
- 2Kopieren und anpassenDu, 6 Min.Namen, Datum, Anrede. Hoffentlich alles.
- 3Ton treffenDu, 3 Min.Zu steif? Zu locker? Noch einmal lesen.
- 4Wartet auf die AntwortKunde, wartetJe später, desto kühler.
Dein KI-Mitarbeiter schreibt mit deinen Vorlagen
1. Vorlagen für jeden Anlass
Du legst sie einmal an, mit Platzhaltern wie Name, Termin oder Betrag. Es gibt sie nach Anlass geordnet.
2. Platzhalter füllen sich selbst
Die Daten kommen aus dem Kontakt. Du tippst keinen Namen mehr.
3. Versand mit deinem Postfach
Die Mail geht über dein Mailkonto raus und liegt am Kontakt. Für Kontakte mit Kontaktsperre geht nichts raus.
4. Neue Vorlagen aus deinen alten Mails
Toni liest deine gesendeten Mails und schlägt Bausteine vor, die du oft benutzt. Das bauen wir dir als KI-Agenten.
Das gewinnst du jeden Monat zurück
Das sind 12 Stunden im Monat. Also 1.080 € deiner Zeit. Und der Ton bleibt immer deiner.
Rechnung: (14 − 2 Minuten) × Mails ÷ 60 × Stundenwert. Die Minuten stammen aus dem Vergleich oben.
So setzt du es um
Schritt für Schritt. Mit der Zeit, die jeder Schritt kostet.
- 1Die häufigsten Mails sammeln30 Min.Schau in dein Postfach: Welche Antworten schreibst du am häufigsten?Tipp: Such nach „Sehr geehrte“ oder „Hallo“ im Gesendet-Ordner.
- 2Vorlagen anlegen1 bis 2 Std.Pro Anlass eine: Anfrage, Terminbestätigung, Angebot, Nachfrage, Danke.Tipp: Schreib so, wie du sprichst.
- 3Platzhalter einsetzen30 Min.Statt Namen und Datum kommt ein Platzhalter. Der Rest ist fest.
- 4Mit einem echten Fall testen15 Min.Sende die Vorlage an dich selbst und prüfe jeden Satz.
- 5Nach einer Woche nachschärfen30 Min.Was hast du trotzdem umgeschrieben? Das gehört in die Vorlage.
- 6Ab jetzt zuerst die Vorlage2 Min. je MailLesen, senden.
Wann das nicht passt
- Jede Mail ist ein Einzelfall mit eigener Geschichte.
- Du schreibst im Monat nur eine Handvoll Mails.
- Du willst jede Mail Wort für Wort selbst formulieren.
Dann sagen wir dir das im Unternehmergespräch.
Selbst machen, zusammen machen oder machen lassen
Ehrlich gerechnet: Selbst machen ist kein Nachmittag.
Alle drei Wege enden beim gleichen Ablauf. Der Unterschied ist deine Zeit bis dahin. Wie du KI insgesamt einführst: fünf Schritte.
Zusammen machen
Du baust selbst. Jeden Freitag bauen wir im Call mit dir weiter.
Passt, wenn du es verstehen willst, aber wenig Zeit hast.
- Jeden Freitag 45 Minuten Call, höchstens fünf Teilnehmer
- Toni im Betrieb, 25 € KI-Guthaben im Monat inklusive
- Den Kurs „KI im Unternehmen“ zwischen den Calls
Balken am Beispiel Angebot schreiben. Schraffiert heißt: kann länger dauern.
- Unternehmergespräch: kostenlos, von Unternehmer zu Unternehmer
- Umsteigen jederzeit
- Passt es nicht, sagen wir es dir
So läuft es mit uns
Begleitet: Du baust, jeden Freitag bauen wir im Call mit dir weiter. Machen lassen: ein Gespräch, den Rest machen wir.
Du kennst deinen Betrieb und deine Kunden. Wir kennen die Technik. Mit uns im Freitags-Call steht der Ablauf in wenigen Wochen. Ganz allein geht es auch. Plane dafür aber Wochen ein, keinen Nachmittag.
Toni soll anrufen30 Minuten, kostenlosHäufige Fragen
Klingen die Mails nach Maschine?
Nicht, wenn die Vorlage von dir ist. Der KI-Mitarbeiter füllt aus, er schreibt nichts um, ohne dass du es willst.
Gibt es das auch für Verträge?
Ja, Vertragsvorlagen gibt es in der Plattform. Mit Platzhaltern für Kundendaten, die du freigibst.
Was läuft schon, was nicht?
Vorlagen mit Platzhaltern und Versand laufen. Dass die KI Vorlagen aus deinen alten Mails vorschlägt, bauen wir dir als KI-Agenten.
Kann ich mehr aus KI im Alltag machen?
Ja. Wie du die ersten Schritte gehst, zeigen die fünf Schritte zur KI-Einführung.
Welcher Weg passt zu mir?
Es soll einfach laufen: Wir bauen für dich, 590 € im Monat. Du willst selbst bauen: Toni und der Freitags-Call, 249 € im Monat. Erst einmal sehen, was geht: der Workshop oder der kostenlose Kurs.
Kann ich später umsteigen?
Ja, jeden Monat. Fehlt dir die Zeit zum Selberbauen, bauen wir weiter. Den Workshop rechnen wir an.
Das Unternehmergespräch
Von Unternehmer zu Unternehmer. Mit Stefan Haab und David Odenthal, am Telefon oder per Video. Kostenlos.
- Wir sprechen von Unternehmer zu Unternehmer, aus meiner eigenen Praxis.
- Du erzählst, wie dein Betrieb läuft. Vorbereiten musst du nichts.
- Ich sage dir klar, was bei dir funktioniert und was nicht.
- Und ob wir für dich bauen oder du selbst baust und wir dich begleiten.
- Wir nehmen uns Zeit dafür, bis Klarheit da ist.
Über uns
Wir machen das zu zweit. Die Abläufe auf dieser Seite laufen bei Smart Gardens, Baker’s Kitchen und Bridgers. So läuft unsere KI-Beratung ab.
Stefan Haab
Baut die KI in deinem BetriebStefan nimmt auf, wie dein Betrieb läuft, und baut daraus deine Abläufe. Er hat Toni entwickelt und setzt ihn in der eigenen Firma ein.
- Software und Marketing
- 20 Jahre
- Betriebe befragt
- 29
Mein Buch: „Rosinen rauspicken“
David Odenthal
Achtet darauf, dass es Umsatz bringtDavid kommt aus dem Verkauf im Netz. Mit konversion.digital hat er über 390 Unternehmen begleitet. Er schaut mit darauf, dass deine KI-Mitarbeiter dort ansetzen, wo Umsatz entsteht.
- Conversion-Optimierung
- 20+ Jahre
- Unternehmen begleitet
- 390+
Sein Buch: „Das Conversion Compendium“
Offenlegung: Wir bieten Kurse und die Umsetzung mit Toni an und verdienen daran. Die Anleitung auf dieser Seite funktioniert auch ohne uns.
Quellen und Methode
- Gesprächsauswertung Stefan Haab: 56 Gespräche mit 29 Betrieben (1 bis 20 Mitarbeitende), ausgewertet im Oktober 2026.
- Minuten je Mail: Beispielrechnung, je Betrieb verschieden.
Stand: 24. Oktober 2026. Wir prüfen die Seite, sobald sich am Ablauf etwas ändert.