Gesprächsnotiz per KI: Telefonate automatisch festhalten
Freitag, 17 Uhr. Der Kunde ruft an: „Sie hatten mir letzte Woche was zugesagt.“ Du weißt nur: irgendwas mit Termin.
Stefan Haab, aktualisiert am 24. Oktober 2026. Aus 56 Gesprächen mit 29 Betrieben.
- Heute
- Nach dem Anruf zählt nur, was du dir merkst. Zusagen gehen unter.
- Mit Toni
- Das Gespräch wird aufgeschrieben, zusammengefasst und als Aufgabe angelegt.
- Du tust
- Notiz lesen und abhaken. 3 Minuten.
Im Bild: Das Telefonat liegt als Notiz am Kontakt, mit Aufgabe.
Das Gespräch schreibt sich selbst mit.
- 1Notizen kritzelnDu, 4 Min.Im Gehen, am Steuer, auf dem Zettel.
- 2Später abtippenDu, 6 Min.Wenn überhaupt.
- 3Zusage nachträglich suchenDu, 8 Min.Wer hat was gesagt?
- 4Verlässt sich auf dichKunde, wartetUnd merkt, wenn du es vergisst.
Miss Penny hört mit und schreibt auf
1. Das Telefonat läuft über deine Telefonanlage
Zum Beispiel sipgate. Das Gespräch wird mitgeschnitten und als Text abgelegt.
2. Miss Penny fasst zusammen
Anliegen, Zusagen, Termine. In wenigen Sätzen.
3. Aufgaben entstehen
Zusagen werden Aufgaben mit Frist. Hat der Kunde später per Mail oder Anruf erledigt, was offen war, hakt Miss Penny sie selbst ab.
4. Du liest und entscheidest
Ein Blick auf die Notiz. Fehlerhaftes korrigierst du.
Das gewinnst du jeden Monat zurück
Das sind 10 Stunden im Monat. Also 900 € deiner Zeit. Und keine Zusage geht mehr verloren.
Rechnung: (18 − 3 Minuten) × Telefonate ÷ 60 × Stundenwert. Die Minuten stammen aus dem Vergleich oben.
So setzt du es um
Schritt für Schritt. Mit der Zeit, die jeder Schritt kostet.
- 1Regel für Aufzeichnungen festlegen30 Min.Welche Gespräche, mit welchem Hinweis? Schreib es einmal auf.Tipp: Sprich mit deinem Datenschutzbeauftragten.
- 2Telefonanlage verbinden30 Min.Zum Beispiel sipgate. Anrufe fließen in dein CRM.
- 3Hinweis für Anrufer einrichten15 Min.Zu Beginn weist eine Ansage auf die Aufzeichnung hin.
- 4Drei Testanrufe30 Min.Mit Zusage, mit Termin, mit Rückfrage. Stimmt die Notiz?
- 5Eine Woche mitlesen10 Min. am TagLies jede Notiz und korrigiere, was nicht stimmt.
- 6Ab jetzt Notiz lesen und abhaken3 Min. je TelefonatMehr bleibt nicht.
Wann das nicht passt
- Du telefonierst nur über dein privates Handy ohne Anlage.
- Deine Kunden wollen nicht aufgezeichnet werden.
- Du hast nur wenige Telefonate im Monat.
Dann sagen wir dir das im Unternehmergespräch.
Selbst machen, zusammen machen oder machen lassen
Ehrlich gerechnet: Selbst machen ist kein Nachmittag.
Alle drei Wege enden beim gleichen Ablauf. Der Unterschied ist deine Zeit bis dahin. Wie du KI insgesamt einführst: fünf Schritte.
Zusammen machen
Du baust selbst. Jeden Freitag bauen wir im Call mit dir weiter.
Passt, wenn du es verstehen willst, aber wenig Zeit hast.
- Jeden Freitag 45 Minuten Call, höchstens fünf Teilnehmer
- Toni im Betrieb, 25 € KI-Guthaben im Monat inklusive
- Den Kurs „KI im Unternehmen“ zwischen den Calls
Balken am Beispiel Angebot schreiben. Schraffiert heißt: kann länger dauern.
- Unternehmergespräch: kostenlos, von Unternehmer zu Unternehmer
- Umsteigen jederzeit
- Passt es nicht, sagen wir es dir
So läuft es mit uns
Begleitet: Du baust, jeden Freitag bauen wir im Call mit dir weiter. Machen lassen: ein Gespräch, den Rest machen wir.
Du kennst deinen Betrieb und deine Kunden. Wir kennen die Technik. Mit uns im Freitags-Call steht der Ablauf in wenigen Wochen. Ganz allein geht es auch. Plane dafür aber Wochen ein, keinen Nachmittag.
Toni soll anrufen30 Minuten, kostenlosHäufige Fragen
Ist das erlaubt?
Aufzeichnen braucht in Deutschland die Einwilligung der Gesprächspartner. Deshalb gehört eine Ansage zu Beginn dazu. Das richten wir mit dir ein, rechtlich beraten wir nicht.
Funktioniert das mit meinem Handy?
Nur, wenn das Gespräch über eine angebundene Telefonanlage läuft. Reine Handy-Gespräche ohne Anlage erfassen wir nicht.
Läuft das schon?
Ja. Die Anrufanalyse mit Text, Zusammenfassung und Aufgaben läuft in der Plattform. Die Anbindung sipgate gibt es auch.
Kann die KI auch selbst telefonieren?
Ja, als Telefonassistent. Siehe KI-Telefonassistent.
Welcher Weg passt zu mir?
Es soll einfach laufen: Wir bauen für dich, 590 € im Monat. Du willst selbst bauen: Toni und der Freitags-Call, 249 € im Monat. Erst einmal sehen, was geht: der Workshop oder der kostenlose Kurs.
Kann ich später umsteigen?
Ja, jeden Monat. Fehlt dir die Zeit zum Selberbauen, bauen wir weiter. Den Workshop rechnen wir an.
Das Unternehmergespräch
Von Unternehmer zu Unternehmer. Mit Stefan Haab und David Odenthal, am Telefon oder per Video. Kostenlos.
- Wir sprechen von Unternehmer zu Unternehmer, aus meiner eigenen Praxis.
- Du erzählst, wie dein Betrieb läuft. Vorbereiten musst du nichts.
- Ich sage dir klar, was bei dir funktioniert und was nicht.
- Und ob wir für dich bauen oder du selbst baust und wir dich begleiten.
- Wir nehmen uns Zeit dafür, bis Klarheit da ist.
Über uns
Wir machen das zu zweit. Die Abläufe auf dieser Seite laufen bei Smart Gardens, Baker’s Kitchen und Bridgers. So läuft unsere KI-Beratung ab.
Stefan Haab
Baut die KI in deinem BetriebStefan nimmt auf, wie dein Betrieb läuft, und baut daraus deine Abläufe. Er hat Toni entwickelt und setzt ihn in der eigenen Firma ein.
- Software und Marketing
- 20 Jahre
- Betriebe befragt
- 29
Mein Buch: „Rosinen rauspicken“
David Odenthal
Achtet darauf, dass es Umsatz bringtDavid kommt aus dem Verkauf im Netz. Mit konversion.digital hat er über 390 Unternehmen begleitet. Er schaut mit darauf, dass deine KI-Mitarbeiter dort ansetzen, wo Umsatz entsteht.
- Conversion-Optimierung
- 20+ Jahre
- Unternehmen begleitet
- 390+
Sein Buch: „Das Conversion Compendium“
Offenlegung: Wir bieten Kurse und die Umsetzung mit Toni an und verdienen daran. Die Anleitung auf dieser Seite funktioniert auch ohne uns.
Quellen und Methode
- Gesprächsauswertung Stefan Haab: 56 Gespräche mit 29 Betrieben (1 bis 20 Mitarbeitende), ausgewertet im Oktober 2026.
- Minuten je Telefonat: Beispielrechnung, je Betrieb verschieden.
Stand: 24. Oktober 2026. Wir prüfen die Seite, sobald sich am Ablauf etwas ändert.