Einsatzplanung mit KI: Wer fährt morgen wohin?
Sonntagabend, 20 Uhr. Du sitzt am Küchentisch mit Zettel, Kalender und Handy und baust die Woche zusammen.
Stefan Haab, aktualisiert am 24. Oktober 2026. Aus 56 Gesprächen mit 29 Betrieben.
- Heute
- Zettel, Kalender, drei Anrufe. Und am Montag fehlt trotzdem einer.
- Mit Toni
- Toni legt den Wochenplan an. Er kennt Aufträge, Termine und wer wann da ist.
- Du tust
- Plan ansehen und freigeben. 10 Minuten.
Im Bild: Im Büro läuft zusammen, was draußen gebraucht wird.
Toni schlägt vor. Du gibst frei.
- 1Aufträge zusammensuchenDu, 25 Min.Mails, Zettel, Notizen vom Handy.
- 2Termine und Urlaube abgleichenDu, 20 Min.Wer ist da? Wer ist krank?
- 3Einsätze verteilenDu, 30 Min.Hin und her schieben, bis es passt.
- 4Das Team informierenDu, 20 Min.Anrufe und Nachrichten, einzeln.
- 5Warten auf den TerminKunde, wartetEr weiß nicht, wann ihr kommt.
Toni plant, du entscheidest
1. Toni liest deine Aufträge
Beauftragte Angebote, Termine und Fristen.
2. Toni kennt dein Team
Wer wann da ist, wer was kann.
3. Toni schlägt einen Wochenplan vor
Fehlt etwas, fragt er nach, statt zu raten.
4. Du gibst frei
Erst dann bekommen Team und Kunden Bescheid.
Das gewinnst du jeden Monat zurück
Das sind 5,7 Stunden im Monat. Also 510 € deiner Zeit. Und am Montag weiß jeder, wohin er fährt.
Rechnung: (95 − 10 Minuten) × Wochen ÷ 60 × Stundenwert. Die Minuten stammen aus dem Vergleich oben.
So setzt du es um
Schritt für Schritt. Mit der Zeit, die jeder Schritt kostet.
- 1Leute und Zeiten aufschreiben1 Std.Name, Arbeitstage, Urlaub, was jeder kann.Tipp: Fang mit dem Team an, das du jede Woche planst.
- 2Deine Planungsregeln sagen1 Std.Was geht nie? Wer fährt nie allein?Tipp: Erzähl, wie du es heute machst. Das reicht.
- 3Aufträge ins System bringen1 bis 2 Std.Jeder beauftragte Auftrag mit Ort und Termin.
- 4Probewoche planen lassen30 Min.Vergleiche den Vorschlag mit deinem echten Plan.Tipp: Wo Toni abweicht, steht meist eine Regel, die du noch nicht gesagt hast.
- 5Regeln nachschärfen30 Min.Fehlendes ergänzen, einmal.
- 6Ab jetzt freigeben10 Min. pro WochePlan ansehen, anpassen, freigeben.
Wann das nicht passt
- Du hast nur ein, zwei Einsätze pro Woche.
- Dein Plan ändert sich mehrmals am Tag. Dann braucht es erst ruhigere Abläufe.
- Du willst Routen auf die Minute optimiert haben. Das ist ein anderes Werkzeug.
Dann sagen wir dir das im Unternehmergespräch.
Selbst machen, zusammen machen oder machen lassen
Ehrlich gerechnet: Selbst machen ist kein Nachmittag.
Alle drei Wege enden beim gleichen Ablauf. Der Unterschied ist deine Zeit bis dahin. Wie du KI insgesamt einführst: fünf Schritte.
Zusammen machen
Du baust selbst. Jeden Freitag bauen wir im Call mit dir weiter.
Passt, wenn du es verstehen willst, aber wenig Zeit hast.
- Jeden Freitag 45 Minuten Call, höchstens fünf Teilnehmer
- Toni im Betrieb, 25 € KI-Guthaben im Monat inklusive
- Den Kurs „KI im Unternehmen“ zwischen den Calls
Balken am Beispiel Angebot schreiben. Schraffiert heißt: kann länger dauern.
- Unternehmergespräch: kostenlos, von Unternehmer zu Unternehmer
- Umsteigen jederzeit
- Passt es nicht, sagen wir es dir
So läuft es mit uns
Begleitet: Du baust, jeden Freitag bauen wir im Call mit dir weiter. Machen lassen: ein Gespräch, den Rest machen wir.
Du kennst deinen Betrieb und deine Kunden. Wir kennen die Technik. Mit uns im Freitags-Call steht der Ablauf in wenigen Wochen. Ganz allein geht es auch. Plane dafür aber Wochen ein, keinen Nachmittag.
Toni soll anrufen30 Minuten, kostenlosHäufige Fragen
Gibt es die Einsatzplanung schon fertig?
Teile ja: Kalender, Termine und Serviceaufträge laufen. Den KI-Mitarbeiter, der daraus einen Wochenplan macht, bauen wir dir.
Ersetzt das eine Einsatzplanung-Software?
Nicht unbedingt. Wenn du heute mit Zetteln planst, reicht oft ein Plan, den ein KI-Mitarbeiter vorbereitet.
Wer entscheidet am Ende?
Du. Ohne deine Freigabe bekommt niemand eine Nachricht.
Ist das ein KI-Agent?
Ja. Er erledigt den Ablauf von den Aufträgen bis zur Nachricht ans Team. Mehr dazu: KI-Agenten für Unternehmen.
Welcher Weg passt zu mir?
Es soll einfach laufen: Wir bauen für dich, 590 € im Monat. Du willst selbst bauen: Toni und der Freitags-Call, 249 € im Monat. Erst einmal sehen, was geht: der Workshop oder der kostenlose Kurs.
Kann ich später umsteigen?
Ja, jeden Monat. Fehlt dir die Zeit zum Selberbauen, bauen wir weiter. Den Workshop rechnen wir an.
Das Unternehmergespräch
Von Unternehmer zu Unternehmer. Mit Stefan Haab und David Odenthal, am Telefon oder per Video. Kostenlos.
- Wir sprechen von Unternehmer zu Unternehmer, aus meiner eigenen Praxis.
- Du erzählst, wie dein Betrieb läuft. Vorbereiten musst du nichts.
- Ich sage dir klar, was bei dir funktioniert und was nicht.
- Und ob wir für dich bauen oder du selbst baust und wir dich begleiten.
- Wir nehmen uns Zeit dafür, bis Klarheit da ist.
Über uns
Wir machen das zu zweit. Die Abläufe auf dieser Seite laufen bei Smart Gardens, Baker’s Kitchen und Bridgers. So läuft unsere KI-Beratung ab.
Stefan Haab
Baut die KI in deinem BetriebStefan nimmt auf, wie dein Betrieb läuft, und baut daraus deine Abläufe. Er hat Toni entwickelt und setzt ihn in der eigenen Firma ein.
- Software und Marketing
- 20 Jahre
- Betriebe befragt
- 29
Mein Buch: „Rosinen rauspicken“
David Odenthal
Achtet darauf, dass es Umsatz bringtDavid kommt aus dem Verkauf im Netz. Mit konversion.digital hat er über 390 Unternehmen begleitet. Er schaut mit darauf, dass deine KI-Mitarbeiter dort ansetzen, wo Umsatz entsteht.
- Conversion-Optimierung
- 20+ Jahre
- Unternehmen begleitet
- 390+
Sein Buch: „Das Conversion Compendium“
Offenlegung: Wir bieten Kurse und die Umsetzung mit Toni an und verdienen daran. Die Anleitung auf dieser Seite funktioniert auch ohne uns.
Quellen und Methode
- Gesprächsauswertung Stefan Haab: 56 Gespräche mit 29 Betrieben (1 bis 20 Mitarbeitende), ausgewertet im Oktober 2026.
- Minuten: Beispielrechnung, je Betrieb verschieden.
Stand: 24. Oktober 2026. Wir prüfen die Seite, sobald sich am Ablauf etwas ändert.