Tagesplanung mit KI: Du startest mit Plan statt mit Postfach
Dienstag, 7:30 Uhr. Du sitzt im Auto. Im Kopf: Termine, Rückrufe, die Mail von gestern Abend. Wo fängst du an?
Stefan Haab, aktualisiert am 24. Oktober 2026. Aus 56 Gesprächen mit 29 Betrieben.
- Heute
- Du öffnest das Postfach und wirst gelenkt. Wichtiges geht neben Dringendem unter.
- Mit Toni
- Toni legt dir um 7:30 Uhr den Tag zurecht: Termine, Rückrufe, Offenes.
- Du tust
- Lesen und loslegen. 3 Minuten.
Im Bild: Toni begleitet dich im Auto und sagt, was heute zählt.
Toni plant mit. Du fängst mit dem Wichtigsten an.
- 1Postfach durchgehenDu, 20 Min.Was ist über Nacht gekommen?
- 2Kalender und Zettel abgleichenDu, 10 Min.Was steht heute an? Was ist liegen geblieben?
- 3Reihenfolge überlegenDu, 10 Min.Womit fange ich an?
- 4Wartet auf RückrufKunde, wartetJe später, desto kühler.
Toni legt dir den Tag zurecht
1. Toni schaut auf die Nacht
Was ist an Anfragen, Anrufen und Mails gekommen?
2. Toni schaut auf den Tag
Termine, Fristen, Rückrufe, die heute fällig werden.
3. Toni meldet sich um 7:30 Uhr
Als kurzer Text oder vorgelesen im Auto. Mit einer Reihenfolge.
4. Du bestätigst oder änderst
Sag, was anders sein soll. Toni passt den Plan an.
Das gewinnst du jeden Monat zurück
Das sind 12,3 Stunden im Monat. Also 1.110 € deiner Zeit. Und du fängst mit dem an, was zählt.
Rechnung: (40 − 3 Minuten) × Arbeitstage ÷ 60 × Stundenwert. Die Minuten stammen aus dem Vergleich oben.
So setzt du es um
Schritt für Schritt. Mit der Zeit, die jeder Schritt kostet.
- 1Kalender verbinden15 Min.Google oder Microsoft. Toni liest mit.
- 2Aufgaben an einen Ort bringen30 bis 60 Min.Zettel und Notizen in die Aufgabenliste der Plattform.Tipp: Nur das Offene. Erledigtes lass weg.
- 3Uhrzeit festlegen5 Min.Wann willst du den Plan? Vor dem ersten Termin.
- 4Eine Woche mitlesen5 Min. am TagFehlt etwas? Ist die Reihenfolge schief? Sag es Toni.
- 5Ab jetzt mit Plan starten3 Min. am TagLesen, anpassen, losgehen.
Wann das nicht passt
- Dein Tag ist jeden Tag gleich.
- Du hast keine Termine, Fristen oder Rückrufe.
- Du willst alles bis ins Detail selbst takten.
Dann sagen wir dir das im Unternehmergespräch.
Selbst machen, zusammen machen oder machen lassen
Ehrlich gerechnet: Selbst machen ist kein Nachmittag.
Alle drei Wege enden beim gleichen Ablauf. Der Unterschied ist deine Zeit bis dahin. Wie du KI insgesamt einführst: fünf Schritte.
Zusammen machen
Du baust selbst. Jeden Freitag bauen wir im Call mit dir weiter.
Passt, wenn du es verstehen willst, aber wenig Zeit hast.
- Jeden Freitag 45 Minuten Call, höchstens fünf Teilnehmer
- Toni im Betrieb, 25 € KI-Guthaben im Monat inklusive
- Den Kurs „KI im Unternehmen“ zwischen den Calls
Balken am Beispiel Angebot schreiben. Schraffiert heißt: kann länger dauern.
- Unternehmergespräch: kostenlos, von Unternehmer zu Unternehmer
- Umsteigen jederzeit
- Passt es nicht, sagen wir es dir
So läuft es mit uns
Begleitet: Du baust, jeden Freitag bauen wir im Call mit dir weiter. Machen lassen: ein Gespräch, den Rest machen wir.
Du kennst deinen Betrieb und deine Kunden. Wir kennen die Technik. Mit uns im Freitags-Call steht der Ablauf in wenigen Wochen. Ganz allein geht es auch. Plane dafür aber Wochen ein, keinen Nachmittag.
Toni soll anrufen30 Minuten, kostenlosHäufige Fragen
Was steht in der Tagesplanung?
Termine, fällige Rückrufe, offene Entscheidungen und was über Nacht reingekommen ist. In einer Reihenfolge, die du ändern kannst.
Kann Toni mir den Plan vorlesen?
Ja. Im Auto spricht Toni mit dir, während du fährst. Du musst nichts tippen.
Wie lege ich meinen Tag selbst fest?
Sag Toni, was dir wichtig ist. Er merkt sich das und plant danach.
Ist der Morgen ein KI-Agent?
Ja. Er liest, sortiert und plant. Du bestimmst. Mehr dazu: KI-Agenten für Unternehmen.
Welcher Weg passt zu mir?
Es soll einfach laufen: Wir bauen für dich, 590 € im Monat. Du willst selbst bauen: Toni und der Freitags-Call, 249 € im Monat. Erst einmal sehen, was geht: der Workshop oder der kostenlose Kurs.
Kann ich später umsteigen?
Ja, jeden Monat. Fehlt dir die Zeit zum Selberbauen, bauen wir weiter. Den Workshop rechnen wir an.
Das Unternehmergespräch
Von Unternehmer zu Unternehmer. Mit Stefan Haab und David Odenthal, am Telefon oder per Video. Kostenlos.
- Wir sprechen von Unternehmer zu Unternehmer, aus meiner eigenen Praxis.
- Du erzählst, wie dein Betrieb läuft. Vorbereiten musst du nichts.
- Ich sage dir klar, was bei dir funktioniert und was nicht.
- Und ob wir für dich bauen oder du selbst baust und wir dich begleiten.
- Wir nehmen uns Zeit dafür, bis Klarheit da ist.
Über uns
Wir machen das zu zweit. Die Abläufe auf dieser Seite laufen bei Smart Gardens, Baker’s Kitchen und Bridgers. So läuft unsere KI-Beratung ab.
Stefan Haab
Baut die KI in deinem BetriebStefan nimmt auf, wie dein Betrieb läuft, und baut daraus deine Abläufe. Er hat Toni entwickelt und setzt ihn in der eigenen Firma ein.
- Software und Marketing
- 20 Jahre
- Betriebe befragt
- 29
Mein Buch: „Rosinen rauspicken“
David Odenthal
Achtet darauf, dass es Umsatz bringtDavid kommt aus dem Verkauf im Netz. Mit konversion.digital hat er über 390 Unternehmen begleitet. Er schaut mit darauf, dass deine KI-Mitarbeiter dort ansetzen, wo Umsatz entsteht.
- Conversion-Optimierung
- 20+ Jahre
- Unternehmen begleitet
- 390+
Sein Buch: „Das Conversion Compendium“
Offenlegung: Wir bieten Kurse und die Umsetzung mit Toni an und verdienen daran. Die Anleitung auf dieser Seite funktioniert auch ohne uns.
Quellen und Methode
- Gesprächsauswertung Stefan Haab: 56 Gespräche mit 29 Betrieben (1 bis 20 Mitarbeitende), ausgewertet im Oktober 2026.
- Minuten je Morgen: Beispielrechnung, je Betrieb verschieden.
Stand: 24. Oktober 2026. Wir prüfen die Seite, sobald sich am Ablauf etwas ändert.