Wartungsmanagement: Die Wartung kommt zu dir, nicht umgekehrt
Montag, 7 Uhr. Beim Kaffee fällt dir ein: Bei Müllers war doch die Wartung fällig. Seit drei Monaten.
Stefan Haab, aktualisiert am 24. Oktober 2026. Aus 56 Gesprächen mit 29 Betrieben.
- Heute
- Fristen stehen im Kopf, im Kalender oder auf einem Zettel. Manche gehen verloren.
- Mit Toni
- Der Agent kennt jedes Gerät, rechnet die Fälligkeit und legt den Auftrag an.
- Du tust
- Termin bestätigen und hinfahren. 10 Minuten die Woche.
Im Bild: Unterwegs reicht ein Blick aufs Handgelenk. Der Termin steht schon.
Die Fälligkeit rechnet der Agent. Du fährst hin.
- 1Fristen im Kopf behaltenDu, 60 Min.Wer hat wann was bekommen?
- 2Listen durchgehenDu, 60 Min.Excel, Zettel, alte Rechnungen.
- 3Kunden anrufenDu, 90 Min.Einer nach dem anderen, oft ohne Erfolg.
- 4Vergisst es auchKunde, wartetBis etwas kaputtgeht.
Toni hält die Fristen
1. Du legst Geräte und Kunden an
Einmal, mit Modell, Standort und Intervall. Ein Etikett am Gerät genügt.
2. Der Agent rechnet die nächste Fälligkeit
Er legt den Auftrag an, bevor es knapp wird.
3. Der Kunde bekommt seine Erinnerung
Bleibt er still, fragt der Agent nach. Du musst nicht telefonieren.
4. Der Techniker hat die Checkliste
Am Gerät scannen, abhaken, fertig. Meldet jemand einen Mangel, entsteht eine Aufgabe.
Das gewinnst du jeden Monat zurück
Das sind 3 Stunden im Monat. Also 270 € deiner Zeit. Und keine Wartung wird mehr vergessen.
Rechnung: (5 − 0.5 Minuten) × Kunden ÷ 60 × Stundenwert. Die Minuten stammen aus dem Vergleich oben.
So setzt du es um
Schritt für Schritt. Mit der Zeit, die jeder Schritt kostet.
- 1Geräteliste sammeln2 bis 4 Std.Aus Rechnungen und Akten: Welches Gerät steht wo? Wann war die letzte Wartung?Tipp: Fang mit den Kunden an, die jedes Jahr kommen.
- 2Intervalle festlegen30 Min.Pro Gerätetyp: Wie oft wird gewartet?
- 3Checkliste schreiben1 Std.Was prüfst du jedes Mal? Fünf bis zehn Punkte genügen.
- 4Geräte und Kunden anlegen1 Std.Du lädst die Liste hoch, der Agent legt Pläne an.
- 5Erinnerungstext prüfen15 Min.So klingt die Mail an den Kunden. Passt dein Ton?
- 6Ab jetzt Termine bestätigen10 Min. die WocheJede Woche eine kurze Liste, ein Tipp je Termin.
Wann das nicht passt
- Du wartest nur einzelne Geräte ohne festen Rhythmus.
- Der Hersteller schreibt dir die Termine vor und ruft selbst an.
- Du hast nur eine Handvoll Kunden. Dann reicht ein Kalender.
Dann sagen wir dir das im Unternehmergespräch.
Selbst machen, zusammen machen oder machen lassen
Ehrlich gerechnet: Selbst machen ist kein Nachmittag.
Alle drei Wege enden beim gleichen Ablauf. Der Unterschied ist deine Zeit bis dahin. Wie du KI insgesamt einführst: fünf Schritte.
Zusammen machen
Du baust selbst. Jeden Freitag bauen wir im Call mit dir weiter.
Passt, wenn du es verstehen willst, aber wenig Zeit hast.
- Jeden Freitag 45 Minuten Call, höchstens fünf Teilnehmer
- Toni im Betrieb, 25 € KI-Guthaben im Monat inklusive
- Den Kurs „KI im Unternehmen“ zwischen den Calls
Balken am Beispiel Angebot schreiben. Schraffiert heißt: kann länger dauern.
- Unternehmergespräch: kostenlos, von Unternehmer zu Unternehmer
- Umsteigen jederzeit
- Passt es nicht, sagen wir es dir
So läuft es mit uns
Begleitet: Du baust, jeden Freitag bauen wir im Call mit dir weiter. Machen lassen: ein Gespräch, den Rest machen wir.
Du kennst deinen Betrieb und deine Kunden. Wir kennen die Technik. Mit uns im Freitags-Call steht der Ablauf in wenigen Wochen. Ganz allein geht es auch. Plane dafür aber Wochen ein, keinen Nachmittag.
Toni soll anrufen30 Minuten, kostenlosHäufige Fragen
Brauche ich dafür eine Spezialsoftware?
Nein. In der Plattform gibt es Geräte, Wartungspläne, Fälligkeiten, Checklisten und Aufträge. Du brauchst nur deine Geräteliste.
Wie meldet der Kunde einen Mangel?
Er scannt das Etikett am Gerät oder nutzt den Link. Daraus entsteht eine Aufgabe für dich.
Was, wenn ein Termin verpasst wird?
Der Agent holt nicht alle alten Termine nach. Er plant den nächsten sinnvollen und sagt dir, dass einer ausgefallen ist.
Ist das ein KI-Agent?
Ja. Er plant, erinnert und legt Aufträge an. Mehr dazu: KI-Agenten für Unternehmen.
Welcher Weg passt zu mir?
Es soll einfach laufen: Wir bauen für dich, 590 € im Monat. Du willst selbst bauen: Toni und der Freitags-Call, 249 € im Monat. Erst einmal sehen, was geht: der Workshop oder der kostenlose Kurs.
Kann ich später umsteigen?
Ja, jeden Monat. Fehlt dir die Zeit zum Selberbauen, bauen wir weiter. Den Workshop rechnen wir an.
Das Unternehmergespräch
Von Unternehmer zu Unternehmer. Mit Stefan Haab und David Odenthal, am Telefon oder per Video. Kostenlos.
- Wir sprechen von Unternehmer zu Unternehmer, aus meiner eigenen Praxis.
- Du erzählst, wie dein Betrieb läuft. Vorbereiten musst du nichts.
- Ich sage dir klar, was bei dir funktioniert und was nicht.
- Und ob wir für dich bauen oder du selbst baust und wir dich begleiten.
- Wir nehmen uns Zeit dafür, bis Klarheit da ist.
Über uns
Wir machen das zu zweit. Die Abläufe auf dieser Seite laufen bei Smart Gardens, Baker’s Kitchen und Bridgers. So läuft unsere KI-Beratung ab.
Stefan Haab
Baut die KI in deinem BetriebStefan nimmt auf, wie dein Betrieb läuft, und baut daraus deine Abläufe. Er hat Toni entwickelt und setzt ihn in der eigenen Firma ein.
- Software und Marketing
- 20 Jahre
- Betriebe befragt
- 29
Mein Buch: „Rosinen rauspicken“
David Odenthal
Achtet darauf, dass es Umsatz bringtDavid kommt aus dem Verkauf im Netz. Mit konversion.digital hat er über 390 Unternehmen begleitet. Er schaut mit darauf, dass deine KI-Mitarbeiter dort ansetzen, wo Umsatz entsteht.
- Conversion-Optimierung
- 20+ Jahre
- Unternehmen begleitet
- 390+
Sein Buch: „Das Conversion Compendium“
Offenlegung: Wir bieten Kurse und die Umsetzung mit Toni an und verdienen daran. Die Anleitung auf dieser Seite funktioniert auch ohne uns.
Quellen und Methode
- Gesprächsauswertung Stefan Haab: 56 Gespräche mit 29 Betrieben (1 bis 20 Mitarbeitende), ausgewertet im Oktober 2026.
- Minuten: Beispielrechnung, je Betrieb verschieden.
Stand: 24. Oktober 2026. Wir prüfen die Seite, sobald sich am Ablauf etwas ändert.