Freigabe-Workflow: Entscheidungen mit einem Tipp
Mittwoch, 14 Uhr. Dein Team fragt dich zum fünften Mal heute: „Passt das so?“ Du stehst auf der Baustelle.
Stefan Haab, aktualisiert am 24. Oktober 2026. Aus 56 Gesprächen mit 29 Betrieben.
- Heute
- Fragen kommen per Anruf, Mail und Zuruf. Du bist der Flaschenhals.
- Mit Toni
- Alles, was dich braucht, liegt in einem Stapel. Fertig vorbereitet.
- Du tust
- Ja oder Nein. 5 Minuten.
Im Bild: Eine Entscheidung wartet. Ein Tipp auf der Uhr, und sie ist getroffen.
Du entscheidest. Die Vorarbeit macht Toni.
- 1Fragen beantworten, sobald sie kommenDu, 30 Min.Anruf, Zuruf, Mail. Du wirst aus der Arbeit gerissen.
- 2Sich ins Thema einlesenDu, 20 Min.Worum ging es? Was ist der Stand?
- 3Entscheiden und rückmeldenDu, 10 Min.Telefon, Nachricht, Mail.
- 4Wartet auf dichKunde, wartetJede Rückfrage hält den Auftrag auf.
Du bist der Chef, nicht der Sachbearbeiter
1. KI-Mitarbeiter arbeiten vor
Sie schreiben Angebote, Mahnentwürfe, Antworten und Beiträge. Gesendet wird noch nichts.
2. Toni sammelt, was dich braucht
In einem Stapel. Wichtiges oben, Grund und Folge dabei.
3. Du sagst Ja oder Nein
Auf dem Handy, am Desktop oder auf der Uhr. Mit einem Tipp.
4. Nichts geht ohne dich raus
Mahnungen und Außenwirkung wartet immer auf dein Okay. Was du ablehnst, wird verworfen.
Das gewinnst du jeden Monat zurück
Das sind 18,3 Stunden im Monat. Also 1.650 € deiner Zeit. Und dein Team wartet nicht mehr auf dich.
Rechnung: (60 − 5 Minuten) × Arbeitstage ÷ 60 × Stundenwert. Die Minuten stammen aus dem Vergleich oben.
So setzt du es um
Schritt für Schritt. Mit der Zeit, die jeder Schritt kostet.
- 1Aufschreiben, was nur du entscheidest30 Min.Preise, Mahnungen, Zusagen, Einstellungen. Zehn Dinge reichen.Tipp: Alles, was du heute zweimal am Tag gefragt wirst, gehört dazu.
- 2Festlegen, was Toni allein darf20 Min.Zum Beispiel Notizen, Aufgaben, Erinnerungen. Nie Geld und Versand.
- 3App und Uhr verbinden15 Min.Damit der Stapel dich dort erreicht, wo du bist.
- 4Eine Woche beobachten5 Min. am TagLandet das Richtige im Stapel? Zu viel? Zu wenig?
- 5Ab jetzt zweimal am Tag den Stapel leeren5 Min. am TagMorgens und nachmittags. Ja, Nein, fertig.
Wann das nicht passt
- Du entscheidest alles schon am Telefon in Sekunden.
- Es gibt gar nichts, was vor dem Versand geprüft werden müsste.
- Du willst, dass die KI ohne dich Rechnungen mahnt. Das bauen wir bewusst nicht.
Dann sagen wir dir das im Unternehmergespräch.
Selbst machen, zusammen machen oder machen lassen
Ehrlich gerechnet: Selbst machen ist kein Nachmittag.
Alle drei Wege enden beim gleichen Ablauf. Der Unterschied ist deine Zeit bis dahin. Wie du KI insgesamt einführst: fünf Schritte.
Zusammen machen
Du baust selbst. Jeden Freitag bauen wir im Call mit dir weiter.
Passt, wenn du es verstehen willst, aber wenig Zeit hast.
- Jeden Freitag 45 Minuten Call, höchstens fünf Teilnehmer
- Toni im Betrieb, 25 € KI-Guthaben im Monat inklusive
- Den Kurs „KI im Unternehmen“ zwischen den Calls
Balken am Beispiel Angebot schreiben. Schraffiert heißt: kann länger dauern.
- Unternehmergespräch: kostenlos, von Unternehmer zu Unternehmer
- Umsteigen jederzeit
- Passt es nicht, sagen wir es dir
So läuft es mit uns
Begleitet: Du baust, jeden Freitag bauen wir im Call mit dir weiter. Machen lassen: ein Gespräch, den Rest machen wir.
Du kennst deinen Betrieb und deine Kunden. Wir kennen die Technik. Mit uns im Freitags-Call steht der Ablauf in wenigen Wochen. Ganz allein geht es auch. Plane dafür aber Wochen ein, keinen Nachmittag.
Toni soll anrufen30 Minuten, kostenlosHäufige Fragen
Was heißt „mit einem Tipp“?
Du siehst die Entscheidung, den Vorschlag und den Grund. Du tippst Ja oder Nein. Mehr nicht.
Kann Toni auch ohne mich handeln?
Nur bei dem, was du erlaubst: Notizen, Aufgaben, Erinnerungen. Was Geld kostet oder nach außen geht, braucht dein Ja.
Was, wenn ich Nein sage?
Dann wird es verworfen und merkt sich das. Beim nächsten Mal fragt Toni anders.
Brauche ich dafür eine Freigabe-Software?
Nein. Die Freigabe ist Teil der Arbeit. Du bekommst keinen zweiten Ort, der gepflegt werden will. Wie du KI insgesamt einführst, steht in den fünf Schritten.
Welcher Weg passt zu mir?
Es soll einfach laufen: Wir bauen für dich, 590 € im Monat. Du willst selbst bauen: Toni und der Freitags-Call, 249 € im Monat. Erst einmal sehen, was geht: der Workshop oder der kostenlose Kurs.
Kann ich später umsteigen?
Ja, jeden Monat. Fehlt dir die Zeit zum Selberbauen, bauen wir weiter. Den Workshop rechnen wir an.
Das Unternehmergespräch
Von Unternehmer zu Unternehmer. Mit Stefan Haab und David Odenthal, am Telefon oder per Video. Kostenlos.
- Wir sprechen von Unternehmer zu Unternehmer, aus meiner eigenen Praxis.
- Du erzählst, wie dein Betrieb läuft. Vorbereiten musst du nichts.
- Ich sage dir klar, was bei dir funktioniert und was nicht.
- Und ob wir für dich bauen oder du selbst baust und wir dich begleiten.
- Wir nehmen uns Zeit dafür, bis Klarheit da ist.
Über uns
Wir machen das zu zweit. Die Abläufe auf dieser Seite laufen bei Smart Gardens, Baker’s Kitchen und Bridgers. So läuft unsere KI-Beratung ab.
Stefan Haab
Baut die KI in deinem BetriebStefan nimmt auf, wie dein Betrieb läuft, und baut daraus deine Abläufe. Er hat Toni entwickelt und setzt ihn in der eigenen Firma ein.
- Software und Marketing
- 20 Jahre
- Betriebe befragt
- 29
Mein Buch: „Rosinen rauspicken“
David Odenthal
Achtet darauf, dass es Umsatz bringtDavid kommt aus dem Verkauf im Netz. Mit konversion.digital hat er über 390 Unternehmen begleitet. Er schaut mit darauf, dass deine KI-Mitarbeiter dort ansetzen, wo Umsatz entsteht.
- Conversion-Optimierung
- 20+ Jahre
- Unternehmen begleitet
- 390+
Sein Buch: „Das Conversion Compendium“
Offenlegung: Wir bieten Kurse und die Umsetzung mit Toni an und verdienen daran. Die Anleitung auf dieser Seite funktioniert auch ohne uns.
Quellen und Methode
- Gesprächsauswertung Stefan Haab: 56 Gespräche mit 29 Betrieben (1 bis 20 Mitarbeitende), ausgewertet im Oktober 2026.
- Minuten je Tag: Beispielrechnung, je Betrieb verschieden.
Stand: 24. Oktober 2026. Wir prüfen die Seite, sobald sich am Ablauf etwas ändert.