Chef entlasten: Fragen im Betrieb beantwortet die KI
Mittwoch, 14 Uhr. Du stehst beim Kunden. Das Handy summt: „Welchen Aufschlag nehmen wir bei Eilaufträgen?“ Zum vierten Mal diese Woche.
Stefan Haab, aktualisiert am 24. Oktober 2026. Aus 56 Gesprächen mit 29 Betrieben.
- Heute
- Alle fragen dich. Du antwortest zwischen Tür und Angel. Und morgen fragt der Nächste dasselbe.
- Mit Toni
- Dein KI-Mitarbeiter antwortet aus deinem Wissen und nennt die Quelle. Was er nicht weiß, landet gesammelt bei dir.
- Du tust
- Einmal antworten, was fehlt. 2 Minuten je Frage.
Im Bild: Dein Wissen beginnt im Gespräch. Was du erzählst, wird festgehalten.
Die KI antwortet. Du beantwortest nur, was wirklich fehlt.
- 1Mitarbeiter hat eine FrageKunde, wartetDu bist gerade beim Kunden oder auf der Baustelle.
- 2Zwischendurch antwortenDu, 4 Min.Handy raus, tippen, den Faden verlieren.
- 3Dieselbe Frage noch einmalDu, 3 Min.Zum dritten Mal diese Woche, von einem anderen.
- 4Fehler geradebiegenDu, 3 Min.Wer es falsch gemacht hat, fragt beim nächsten Mal nicht.
Dein KI-Mitarbeiter weiß, was du aufgeschrieben hast
1. Merlin sucht
Er durchsucht deine Dateien und Gespräche. Jede Antwort nennt die Fundstelle.
2. Merlin rät nie
Steht es nirgends, sagt er das. Er erfindet keine Fundstelle.
3. Toni hält Fragen fest
Was Merlin nicht beantworten kann, sammelt Toni für dich. Gebündelt, nicht einzeln. Das bauen wir dir.
4. Du antwortest einmal
Per Sprache oder Text. Die Antwort wandert ins Wissen, und der Nächste bekommt sie sofort.
Das gewinnst du jeden Monat zurück
Das sind 5,3 Stunden im Monat. Also 480 € deiner Zeit. Und deine Antwort muss nur einmal gegeben werden.
Rechnung: (10 − 2 Minuten) × Rückfragen ÷ 60 × Stundenwert. Die Minuten stammen aus dem Vergleich oben.
So setzt du es um
Schritt für Schritt. Mit der Zeit, die jeder Schritt kostet.
- 1Die zehn häufigsten Fragen aufschreiben30 Min.Wer fragt dich was, immer wieder? Schreib es nach einer Woche auf.Tipp: Zähle mit. Nach fünf Tagen weißt du, was dich wirklich Zeit kostet.
- 2Vorhandenes Wissen hochladen30 Min.Preislisten, Anleitungen, Checklisten, wichtige Mails. Toni liest sie ein.Tipp: Auch ein schlechtes Dokument hilft. Ordnen kannst du später.
- 3Ein Gespräch über deine Regeln1 bis 2 Std.Du erzählst, wie ihr arbeitet und warum. Das Gespräch wird aufgenommen und zu Wissen.Tipp: Erzähl Beispiele aus echten Aufträgen statt Grundsätze.
- 4Fragen testen30 Min.Stell Toni die zehn Fragen selbst. Prüfe, ob Antwort und Fundstelle stimmen.
- 5Dem Team zeigen, wo es fragt15 Min.Ab jetzt zuerst Toni, dann du.
- 6Lücken füllen2 Min. je FrageWas Toni nicht wusste, beantwortest du einmal. Danach weiß er es.
Wann das nicht passt
- Es gibt im Betrieb nur dich, keine Mitarbeiter, die fragen.
- Du entscheidest jede Frage neu aus dem Bauch, es gibt keine Regel dahinter.
- Die Antworten ändern sich täglich und stehen nirgends.
Dann sagen wir dir das im Unternehmergespräch.
Selbst machen, zusammen machen oder machen lassen
Ehrlich gerechnet: Selbst machen ist kein Nachmittag.
Alle drei Wege enden beim gleichen Ablauf. Der Unterschied ist deine Zeit bis dahin. Wie du KI insgesamt einführst: fünf Schritte.
Zusammen machen
Du baust selbst. Jeden Freitag bauen wir im Call mit dir weiter.
Passt, wenn du es verstehen willst, aber wenig Zeit hast.
- Jeden Freitag 45 Minuten Call, höchstens fünf Teilnehmer
- Toni im Betrieb, 25 € KI-Guthaben im Monat inklusive
- Den Kurs „KI im Unternehmen“ zwischen den Calls
Balken am Beispiel Angebot schreiben. Schraffiert heißt: kann länger dauern.
- Unternehmergespräch: kostenlos, von Unternehmer zu Unternehmer
- Umsteigen jederzeit
- Passt es nicht, sagen wir es dir
So läuft es mit uns
Begleitet: Du baust, jeden Freitag bauen wir im Call mit dir weiter. Machen lassen: ein Gespräch, den Rest machen wir.
Du kennst deinen Betrieb und deine Kunden. Wir kennen die Technik. Mit uns im Freitags-Call steht der Ablauf in wenigen Wochen. Ganz allein geht es auch. Plane dafür aber Wochen ein, keinen Nachmittag.
Toni soll anrufen30 Minuten, kostenlosHäufige Fragen
Wer darf was fragen?
Du legst fest, welche Dateien die Firma sieht. Private Dateien sieht nur der, dem sie gehören. Firmenwissen sehen alle im Team.
Was, wenn Toni etwas Falsches sagt?
Er nennt immer die Fundstelle. Du siehst sofort, woher die Antwort kommt, und kannst die Quelle korrigieren.
Das Sammeln offener Fragen gibt es schon?
Nein, das bauen wir dir als KI-Agenten. Die Antworten aus Dateien mit Fundstelle laufen heute schon.
Wie kommt mein Wissen in die KI, wenn es nur in meinem Kopf ist?
Im Gespräch. Du erzählst, es wird aufgenommen und aufgeschrieben. Mehr dazu: KI-Agenten für Unternehmen.
Welcher Weg passt zu mir?
Es soll einfach laufen: Wir bauen für dich, 590 € im Monat. Du willst selbst bauen: Toni und der Freitags-Call, 249 € im Monat. Erst einmal sehen, was geht: der Workshop oder der kostenlose Kurs.
Kann ich später umsteigen?
Ja, jeden Monat. Fehlt dir die Zeit zum Selberbauen, bauen wir weiter. Den Workshop rechnen wir an.
Das Unternehmergespräch
Von Unternehmer zu Unternehmer. Mit Stefan Haab und David Odenthal, am Telefon oder per Video. Kostenlos.
- Wir sprechen von Unternehmer zu Unternehmer, aus meiner eigenen Praxis.
- Du erzählst, wie dein Betrieb läuft. Vorbereiten musst du nichts.
- Ich sage dir klar, was bei dir funktioniert und was nicht.
- Und ob wir für dich bauen oder du selbst baust und wir dich begleiten.
- Wir nehmen uns Zeit dafür, bis Klarheit da ist.
Über uns
Wir machen das zu zweit. Die Abläufe auf dieser Seite laufen bei Smart Gardens, Baker’s Kitchen und Bridgers. So läuft unsere KI-Beratung ab.
Stefan Haab
Baut die KI in deinem BetriebStefan nimmt auf, wie dein Betrieb läuft, und baut daraus deine Abläufe. Er hat Toni entwickelt und setzt ihn in der eigenen Firma ein.
- Software und Marketing
- 20 Jahre
- Betriebe befragt
- 29
Mein Buch: „Rosinen rauspicken“
David Odenthal
Achtet darauf, dass es Umsatz bringtDavid kommt aus dem Verkauf im Netz. Mit konversion.digital hat er über 390 Unternehmen begleitet. Er schaut mit darauf, dass deine KI-Mitarbeiter dort ansetzen, wo Umsatz entsteht.
- Conversion-Optimierung
- 20+ Jahre
- Unternehmen begleitet
- 390+
Sein Buch: „Das Conversion Compendium“
Offenlegung: Wir bieten Kurse und die Umsetzung mit Toni an und verdienen daran. Die Anleitung auf dieser Seite funktioniert auch ohne uns.
Quellen und Methode
- Gesprächsauswertung Stefan Haab: 56 Gespräche mit 29 Betrieben (1 bis 20 Mitarbeitende), ausgewertet im Oktober 2026.
- Minuten je Rückfrage: Beispielrechnung, je Betrieb verschieden.
Stand: 24. Oktober 2026. Wir prüfen die Seite, sobald sich am Ablauf etwas ändert.