Projektmappe für Kunden erstellen: alles an einem Ort
Montag, 9 Uhr. Der Kunde schreibt: Kannst du mir noch einmal die Unterlagen schicken?
Stefan Haab, aktualisiert am 24. Oktober 2026. Aus 56 Gesprächen mit 29 Betrieben.
- Heute
- Unterlagen in fünf Ordnern, Fotos im Handy, Mails im Postfach.
- Mit Toni
- Toni sammelt alles im Kundenportal. Der Kunde sieht es selbst.
- Du tust
- Freigeben. 5 Minuten.
Im Bild: Das Kundenportal zeigt dem Kunden sein Projekt mit Stand und Unterlagen.
Toni sammelt. Du gibst frei.
- 1Unterlagen zusammensuchenDu, 30 Min.Mails, Ordner, Handy.
- 2Fotos auswählenDu, 20 Min.Welche zeigt man dem Kunden?
- 3Mappe zusammenstellenDu, 40 Min.PDF bauen, Deckblatt, Inhalt.
- 4Per Mail schickenDu, 5 Min.Und hoffen, dass sie ankommt.
Toni sammelt, du entscheidest, was der Kunde sieht
1. Toni kennt dein Projekt
Er liest Angebot, Rechnung, Fotos und Protokolle.
2. Toni ordnet
Nach Phase und Datum, mit klaren Titeln.
3. Du siehst alles vorher
Du entscheidest, was in die Mappe kommt.
4. Der Kunde schaut ins Portal
Er sieht Stand und Unterlagen, wann er will.
Das gewinnst du jeden Monat zurück
Das sind 6 Stunden im Monat. Also 540 € deiner Zeit. Und keiner fragt mehr nach den Unterlagen.
Rechnung: (95 − 5 Minuten) × Projekte ÷ 60 × Stundenwert. Die Minuten stammen aus dem Vergleich oben.
So setzt du es um
Schritt für Schritt. Mit der Zeit, die jeder Schritt kostet.
- 1Was gehört in die Mappe?30 Min.Angebot, Pläne, Fotos, Protokolle, Pflegehinweise.
- 2Unterlagen ins System legen1 bis 2 Std.In Dateien, mit sprechenden Namen.Tipp: Fang mit dem laufenden Projekt an.
- 3Kunde und Projekt anlegen30 Min.Damit Toni weiß, was wohin gehört.
- 4Portal einrichten1 Std.Was der Kunde sehen darf und was nicht.
- 5Probemappe prüfen30 Min.Schau sie dir mit den Augen deines Kunden an.
- 6Ab jetzt freigeben5 Min. pro ProjektMappe ansehen, freigeben.
Wann das nicht passt
- Du hast kaum Unterlagen, die der Kunde braucht.
- Der Kunde will nur eine Rechnung und Ruhe.
- Du willst alles als gedruckte Mappe. Auch das geht, aber das klären wir vorher.
Dann sagen wir dir das im Unternehmergespräch.
Selbst machen, zusammen machen oder machen lassen
Ehrlich gerechnet: Selbst machen ist kein Nachmittag.
Alle drei Wege enden beim gleichen Ablauf. Der Unterschied ist deine Zeit bis dahin. Wie du KI insgesamt einführst: fünf Schritte.
Zusammen machen
Du baust selbst. Jeden Freitag bauen wir im Call mit dir weiter.
Passt, wenn du es verstehen willst, aber wenig Zeit hast.
- Jeden Freitag 45 Minuten Call, höchstens fünf Teilnehmer
- Toni im Betrieb, 25 € KI-Guthaben im Monat inklusive
- Den Kurs „KI im Unternehmen“ zwischen den Calls
Balken am Beispiel Angebot schreiben. Schraffiert heißt: kann länger dauern.
- Unternehmergespräch: kostenlos, von Unternehmer zu Unternehmer
- Umsteigen jederzeit
- Passt es nicht, sagen wir es dir
So läuft es mit uns
Begleitet: Du baust, jeden Freitag bauen wir im Call mit dir weiter. Machen lassen: ein Gespräch, den Rest machen wir.
Du kennst deinen Betrieb und deine Kunden. Wir kennen die Technik. Mit uns im Freitags-Call steht der Ablauf in wenigen Wochen. Ganz allein geht es auch. Plane dafür aber Wochen ein, keinen Nachmittag.
Toni soll anrufen30 Minuten, kostenlosHäufige Fragen
Gibt es ein Kundenportal?
Ja. Kunden und Projekte, Dateien und ein Portal gibt es in der Plattform. Die automatische Mappe pro Projekt bauen wir dir.
Sieht der Kunde alles?
Nein. Nur, was du freigibst.
Kann ich die Mappe auch ausdrucken?
Ja, als PDF.
Ist das ein KI-Agent?
Ja. Er erledigt den Ablauf vom Sammeln bis zur Freigabe. Mehr dazu: KI-Agenten für Unternehmen.
Welcher Weg passt zu mir?
Es soll einfach laufen: Wir bauen für dich, 590 € im Monat. Du willst selbst bauen: Toni und der Freitags-Call, 249 € im Monat. Erst einmal sehen, was geht: der Workshop oder der kostenlose Kurs.
Kann ich später umsteigen?
Ja, jeden Monat. Fehlt dir die Zeit zum Selberbauen, bauen wir weiter. Den Workshop rechnen wir an.
Das Unternehmergespräch
Von Unternehmer zu Unternehmer. Mit Stefan Haab und David Odenthal, am Telefon oder per Video. Kostenlos.
- Wir sprechen von Unternehmer zu Unternehmer, aus meiner eigenen Praxis.
- Du erzählst, wie dein Betrieb läuft. Vorbereiten musst du nichts.
- Ich sage dir klar, was bei dir funktioniert und was nicht.
- Und ob wir für dich bauen oder du selbst baust und wir dich begleiten.
- Wir nehmen uns Zeit dafür, bis Klarheit da ist.
Über uns
Wir machen das zu zweit. Die Abläufe auf dieser Seite laufen bei Smart Gardens, Baker’s Kitchen und Bridgers. So läuft unsere KI-Beratung ab.
Stefan Haab
Baut die KI in deinem BetriebStefan nimmt auf, wie dein Betrieb läuft, und baut daraus deine Abläufe. Er hat Toni entwickelt und setzt ihn in der eigenen Firma ein.
- Software und Marketing
- 20 Jahre
- Betriebe befragt
- 29
Mein Buch: „Rosinen rauspicken“
David Odenthal
Achtet darauf, dass es Umsatz bringtDavid kommt aus dem Verkauf im Netz. Mit konversion.digital hat er über 390 Unternehmen begleitet. Er schaut mit darauf, dass deine KI-Mitarbeiter dort ansetzen, wo Umsatz entsteht.
- Conversion-Optimierung
- 20+ Jahre
- Unternehmen begleitet
- 390+
Sein Buch: „Das Conversion Compendium“
Offenlegung: Wir bieten Kurse und die Umsetzung mit Toni an und verdienen daran. Die Anleitung auf dieser Seite funktioniert auch ohne uns.
Quellen und Methode
- Gesprächsauswertung Stefan Haab: 56 Gespräche mit 29 Betrieben (1 bis 20 Mitarbeitende), ausgewertet im Oktober 2026.
- Minuten: Beispielrechnung, je Betrieb verschieden.
Stand: 24. Oktober 2026. Wir prüfen die Seite, sobald sich am Ablauf etwas ändert.